Một cuộc họp diễn ra thành công và nhanh chóng là điều mà ai cũng mong muốn khi diễn ra cuộc họp. Nếu có quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp sẽ giúp bạn và đồng nghiệp tiết kiệm được thời gian và đảm bảo được tiến độ công việc. Vậy quy trình tổ chức một cuộc họp như nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Hãy cùng MyChair tìm hiểu ngay dưới đây.
Nguyên tắc chung trong tổ chức và quản lý cuộc họp
Các nguyên tắc chung trong tổ chức và quản lý cuộc họp:
- Tổ chức cuộc họp chỉ tiến hành khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, không dùng cuộc họp để đưa ra những quyết định quản lý và điều hành.
- Xác định rõ mục đích yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trước khi tổ chức cuộc họp. Đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong quá trình phân công và xử lý công việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.
- Tổ chức cuộc họp phải có kế hoạch, thực hiện đơn giản hóa các thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, hình thức không phô trương.
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần phải xử lý, kết hợp được các loại cuộc họp với nhau một cách hợp lý.
- Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ cần phải thông báo cho người chủ trì cuộc họp. Tất cả quản lý có sổ họp nội bộ. Mỗi lần tổ chức cuộc họp hay tham gia cuộc họp, quản lý phải ghi rõ nội dung: ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến của từng người tham gia, ký tên.
>> Tìm hiểu thêm: Bật mí cách họp hiệu quả cho tổ chức, doanh nghiệp
Trình tự thực hiện cuộc họp
Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp
Căn cứ vào chương trình công tác thường niên như theo năm, tháng của đơn vị yêu cầu giải quyết công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng, phân công trách nghiệm đơn vụ chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề liên quan.
Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng được thông báo cho các bên được triệu tập hoặc mời tham dự.
Các cuộc họp đột ngột, bất thường chỉ tổ chức để giải quyết một vấn đề khẩn cấp, đột xuất, không được chuẩn bị kỹ càng như các cuộc họp thường niên.
Chuẩn bị nội dung các cuộc họp
Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu thời gian. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp, phải được chuẩn bị đầy đủ trước và viết thành văn bản.
Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung thì ngoài bản chính còn cần phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Người chủ trì cuộc họp phải lập kế hoạch tổ chức cuộc họp. Người tổ chức cuộc họp phải chuẩn bị thêm nội dung sau đây:
- Đặt trước địa điểm họp
- Tổ chức vệ sinh phòng họp
- Kiểm tra đèn, bàn, ghế, điều hòa, ổ cắm điện, điện.
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
- Chuẩn bị nước uống
- Khăn phủ bàn
- Máy chiếu, computer, màn hình, TV
- Soạn thư mời và trình duyệt
- Gửi thư mời
- Nhắc tham gia họp trước 60 phút.
Giấy mời họp
Giấy mời họp cần phải được ghi theo mẫu và phải rõ ràng những nội dung sau đây:
- Người triệu tập và chủ trì
- Thành phần tham dự
- Người được triệu tập, người được mời tham dự
- Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm họp
- Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự
- Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cần nhắc và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Tuy nhiên, khi quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp, ủy quyền cho những cấp dưới có đủ khả năng là một cách để đảm bảo sự đại diện và tham gia hiệu quả trong cuộc họp. Quản lý nên chắc chắn rằng người được ủy quyền có đủ thông tin và hướng dẫn để đại diện và tham gia cuộc họp một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng họ có thể đại diện cho quản lý và có thể đưa ra ý kiến và đóng góp vào quyết định trong phạm vi ủy quyền của mình.
Quản lý nên theo dõi quá trình ủy quyền và đảm bảo rằng người được ủy quyền có đủ sự hỗ trợ và giúp đỡ để thực hiện nhiệm vụ của mình. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp thông tin bổ sung, truyền đạt hướng dẫn rõ ràng và sẵn sàng giải đáp các câu hỏi hoặc thắc mắc từ người được ủy quyền.
Thời gian tiến hành cuộc họp
Quy định thời gian tiến hành cuộc họp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh là một điều quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về quy định thời gian tiến hành cuộc họp phù hợp với các loại cuộc họp khác nhau:
- Họp tham mưu, tư vấn: Thời gian tiến hành không quá một buổi làm việc. Điều này nhằm đảm bảo rằng cuộc họp chỉ tập trung vào việc tham mưu, tư vấn nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh hàng ngày.
- Họp chuyên môn: Thời gian tiến hành từ một buổi làm việc đến 1 ngày. Trong trường hợp đề án, dự án lớn và phức tạp, thời gian có thể kéo dài hơn nhưng không quá 2 ngày. Điều này cho phép các chuyên gia và thành viên tham gia có đủ thời gian để thảo luận và đưa ra quyết định liên quan đến các vấn đề chuyên môn.
- Họp tổng kết công tác năm: Thời gian tiến hành không quá 1 ngày. Cuộc họp này nhằm tổng kết kết quả và kinh nghiệm trong suốt một năm làm việc, và nên được hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: Thời gian tiến hành từ 1 đến 2 ngày, tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề. Việc bố trí thời gian này cho phép đánh giá kết quả và rút ra các bài học từ một chuyên đề cụ thể mà không tốn quá nhiều thời gian.
- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác: Thời gian tiến hành từ 1 đến 3 ngày, tùy thuộc vào tính chất và nội dung vấn đề. Việc kéo dài thời gian này đảm bảo rằng các nhiệm vụ công tác được triển khai một cách đầy đủ và hiệu quả, đồng thời cung cấp đủ thời gian cho tập huấn và thảo luận.
Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp
Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất và yêu cầu của từng vấn đề cũng như điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
Người chủ trì hoặc người được phân công nên chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng và nội dung cốt lõi của đề án, dự án, hoặc vấn đề được đưa ra cuộc họp. Họ không nên đọc toàn văn tài liệu hoặc văn bản trong cuộc họp, cũng như không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết của vấn đề cần xử lý. Điều này giúp tập trung vào những vấn đề chính và tiết kiệm thời gian cho cuộc họp.
Việc phát biểu và trao đổi ý kiến tại cuộc họp cần tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang có ý kiến khác nhau để đề xuất các biện pháp xử lý. Điều này giúp tăng tính tương tác và sáng tạo trong cuộc họp, đồng thời giảm bớt những phần không cần thiết và tập trung vào giải quyết vấn đề.
Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp cần rõ ràng và cụ thể, thể hiện đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Điều này giúp ghi nhận và truyền đạt một cách chính xác các quyết định và chỉ đạo sau cuộc họp, đồng thời đảm bảo sự hiểu rõ và thực hiện đúng ý kiến của người chủ trì.
>> Xem thêm: Bật mí những tips xử lý tình huống trong cuộc họp mà nhà lãnh đạo cần có
Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
Mục đích và yêu cầu: giúp tập trung vào những vấn đề quan trọng và đạt được kết quả mong muốn.
- Nội dung chương trình: Chuẩn bị sẵn nội dung chương trình chi tiết và cụ thể. Xác định các vấn đề cần được trình bày và thảo luận trong cuộc họp, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.
- Thời gian và lịch trình: Xác định thời gian tối đa mà mỗi người tham dự có thể sử dụng để trình bày ý kiến của mình. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người có cơ hội tham gia và góp ý một cách hợp lý và công bằng.
- Điều khiển cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp cần đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra theo đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Họ cần điều chỉnh thời gian và quyền lực ngôn từ để đảm bảo sự tương tác và tập trung vào vấn đề chính.
- Ý kiến kết luận: Trước khi kết thúc cuộc họp, người chủ trì nên có ý kiến kết luận tổng quát về những vấn đề đã được thảo luận và quyết định đã được đưa ra. Tạo ra sự rõ ràng và sự đồng thuận về các quyết định và hướng đi.
- Giao trách nhiệm và thông báo kết quả: Người chủ trì nên giao trách nhiệm cho cơ quan hoặc đơn vị có thẩm quyền để lập văn bản thông báo kết quả cuộc họp và gửi đến những cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan. Đảm bảo rằng thông tin và quyết định từ cuộc họp được truyền đạt và thực hiện đúng ý kiến của cuộc họp.
>> Xem thêm: Những kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng cho nhà lãnh đạo
Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
- Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp.
- Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
- Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.
- Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp.
- Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.
- Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.
- Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp
Để ghi lại chi tiết diễn biến của cuộc họp và đảm bảo sự chính xác và rõ ràng, cần lập biên bản cuộc họp. Dưới đây là những nội dung chính cần có trong biên bản cuộc họp:
- Ghi rõ tên người chủ trì cuộc họp và liệt kê danh sách những người tham dự có mặt trong cuộc họp.
- Ghi lại những vấn đề cụ thể được trình bày và thảo luận trong cuộc họp. Bao gồm cả các mục tiêu, thông tin cần thiết và quan điểm của từng người tham dự.
- Ghi lại ý kiến phát biểu của các thành viên tham dự cuộc họp, bao gồm cả ý kiến đồng tình và ý kiến khác biệt.
- Ghi lại kết luận của người chủ trì cuộc họp về từng vấn đề được đưa ra trong cuộc họp. Đồng thời, ghi rõ các quyết định đã được đưa ra và các nhiệm vụ được phân công.
Về văn bản thông báo kết quả cuộc họp, nó thường bao gồm các nội dung sau:
- Ghi rõ ý kiến kết luận của người chủ trì với những vấn đề đã được đưa ra trong cuộc họp. Điều này giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và súc tích.
- Liệt kê các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp và chỉ rõ người có thẩm quyền đưa ra quyết định đó. Nếu có, ghi rõ các phân công trách nhiệm cho từng thành viên hoặc tổ chức liên quan.
- Biên bản cuộc họp thường được lập theo mẫu sẵn có do doanh nghiệp quy định. Mẫu biên bản này có thể bao gồm các phần để điền thông tin như tên cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, tên người chủ trì, danh sách người tham dự, các mục tiêu và nội dung của cuộc họp, ý kiến phát biểu, kết luận và quyết định.
>> Xem thêm: [Chia sẻ] Những mẫu biên bản cuộc họp công ty đầy đủ, chính xác
Tóm lại, quy trình tổ chức cuộc họp hiệu quả cần có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng và cách quản lý tốt về thời gian. Thực hiện quy trình trên, bạn sẽ có một cuộc họp được tổ chức và diễn ra thành công trong sự mong đợi của bạn. Chúc bạn có một cuộc họp hiệu quả và thành công.
