Biên bản cuộc họp rất quan trọng trong mỗi cuộc họp bởi đây là văn bản ghi lại quá trình thảo luận. Đồng thời những người vắng mặt cũng sẽ hiểu được nội dung cuộc họp. Vậy cần viết biên bản cuộc họp như nào cho đúng cho đủ và chính xác nhất? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số mẫu biên bản cuộc họp công ty dưới đây.
Thế nào là biên bản cuộc họp công ty?
Biên bản cuộc họp công ty được tạo ra để lưu trữ và ghi nhận những gì thống nhất trong buổi họp. Biên bản này thường dùng để ghi chép lại những sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp. Chính vì thế, đây là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng là căn cứ để chứng minh các sự việc đó đã xảy ra.
Nhìn vào biên bản này, mọi người xem lại được những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hay ý kiến xây dựng, đóng góp của cá nhân đơn vị liên quan. Do đó, có thể điều chỉnh và sắp xếp được công việc sao cho hiệu quả nhất.
Đối với những trường hợp cá nhân tham giam cuộc họp đã ký tên vào biên bản, tức xác nhận cam kết thực hiện công việc. Lúc này, biên bản cuộc họp đóng vai trò là lời nhắc nhở đến các cá nhân sắp xếp và giải quyết công việc sao cho hiệu quả nhất.
Cách viết mẫu biên bản cuộc họp công ty chuẩn nhất
Biên bản cuộc họp công ty gồm những nội dung gì?
Trong một biên bản cuộc họp cần phải tuân thủ những quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cách viết biên bản cuộc họp cần phải đầy đủ những nội dung sau:
- Tiêu đề: Ghi rõ tên cuộc họp, ngày, giờ và địa điểm diễn ra
- Thông tin về người tham dự: Liệt kê tên và chức vụ các thành viên tham gia cuộc họp. Thông tin bao gồm người tham dự và người vắng mặt.
- Nội dung cuộc họp: Ghi lại các vấn đề đã được thảo luận và trình bày trong cuộc họp, bao gồm cả các ý kiến, đề xuất và quan điểm của các thành viên tham gia.
- Quyết định và thỏa thuận: Ghi chép lại những quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp và các thỏa thuận mà các thành viên đã đạt được. Điều này bao gồm cả các kế hoạch hành động và trách nhiệm của từng người.
- Công việc tiếp theo: Đưa ra các công việc cần thực hiện sau cuộc họp, bao gồm cả thời hạn và người chịu trách nhiệm.
- Ký tên và cam kết: Các thành viên tham gia cuộc họp sẽ ký xác nhận và cam kết với những điều đã được thống nhất trong cuộc họp.
Các bước viết mẫu biên bản cuộc họp công ty, doanh nghiệp
Cách viết biên bản cuộc họp tuy đơn giản nhưng cần độ chuẩn xác rất cao. Dưới đây là các bước viết biên bản nhanh chóng và chuẩn nhất 2023.
Bước 1: Phần mở đầu biên bản cuộc họp
Trong phần mở đầu, biên bản cần đáp ứng đủ các nội dung, thông tin sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ tổ chức cuộc họp.
- Tên biên bản và trích yếu nội dung của cuộc họp.
- Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp của công ty.
Bước 2: Tiến hành viết nội dung chính của cuộc họp
- Ghi tóm tắt những nội dung chính của cuộc họp.
- Ghi nội dung thảo luận cuộc họp.
- Ghi lại chi tiết những vấn đề, quyết định do chủ trì đưa ra.
- Tiếp theo là phần bầu chọn nhằm tìm ra tỷ lệ đại biểu tán thành các quyết định trong cuộc họp.
Bước 3: Phần kết luận cuộc họp
Trong phần này, người ghi chép cần phải đảm bảo những nội dung sau:
- Tóm tắt lại cuộc họp và lời phát biểu của chủ trì.
- Đọc cho các thành viên trong cuộc họp cùng nghe lại bên bản.
- Xét duyệt, bổ sung và sửa chữa nếu có thiếu sót để biên bản hoàn chỉnh hơn.
- Ghi lại ngày, giờ kết thúc cuộc họp.
- Chủ tịch và thư ký của cuộc họp sẽ ký và ghi rõ họ tên.
Một số mẫu biên bản cuộc họp công ty mới nhất hiện nay
Mẫu biên bản cuộc họp chung
Tải mẫu biên bản cuộc họp chung tại đây: bien-ban-cuoc-hop-chung
CƠ QUAN, ĐƠN VỊ….
Số: ………………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày …… tháng …… năm ……
BIÊN BẢN HỌP
Về việc………………..………..
Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..
Tại ……………………………………………………………………………..
Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..
I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………
2. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………
3. Thành phần khác:
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
II. Nội dung cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu: …………. Phiếu
– Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %
– Số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm …… %
IV. Kết luận cuộc họp:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
THƯ KÝ
(Ký, ghi rõ họ tên)
CHỦ TỌA
(Ký, ghi rõ họ tên)
CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu biên bản họp hội đồng
Tải mẫu biên bản cuộc họp hội đồng tại đây: mau-bien-ban-cuoc-hop-hoi-dong-co-dong
CÔNG TY …………………………
Số:………..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—-o0o—-
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG …….
CÔNG TY ………………………………….
V/v: ………..
Hôm nay vào hồi ……. ngày …… tháng …… năm ……. tại trụ sở Công ty ……………..(Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số ………………………. do Sở kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày ……. tháng …… năm 20…). Địa chỉ…………………………..
I. THÀNH PHẦN THAM DỰ:
1. Các thành viên có mặt:
…………………………………..
2. Các thành viên vắng mặt:
…………………………………..
II. NỘI DUNG THẢO LUẬN
1. Mục đích, chương trình và nội dung họp
………………………………………………………..
2. Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp
…………………………………………………………..
3. Ý kiến phát biểu của từng thành viên dự họp
………………………………………………………….
4. Kết quả biểu quyết
Số phiếu tán thành: ……
Số phiếu không tán thành: …..
5. Các quyết định đã được thông qua
Quyết định: ………………………………………
Giữ chức vụ: ………………
CÔNG TY ………………………………………………………………
Biên bản được lập thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý như nhau
Các cổ đông/thành viên nhất trí thông qua và ký tên:
Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
Tải mẫu biên bản cuộc họp chi bộ tại đây: bien-ban-cuoc-hop-chi-bo
ĐẢNG ỦY………………………………………
CHI BỘ…………………………………………
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
BIÊN BẢN HỌP CHI BỘ
Tháng………/20……
Thời gian:……………………………………………………………………………………………………..
Địa điểm:………………………………………………………………………………………………………
Thành phần: (Lưu ý có thể mời thêm Đảng ủy viên giám sát thì ghi cụ thể người giám sát).
Chủ tọa:…………………………………………………………………………………………………………
NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Phần mở đầu
– Triển khai cho đảng viên đóng đảng phí tháng …../…../…….
– Chi bộ cử thư ký cuộc họp:……………………………………………………………………………..
– Thông báo tình hình đảng viên của Chi bộ dự họp: (ghi cụ thể đảng viên chính thức, dự bị; số đảng viên được miễn sinh hoạt, công tác; số đảng viên có mặt dự họp; số đảng viên vắng mặt và lý do vắng, ghi cụ thể lý do vắng mặt từng đồng chí vào biên bản).
– Đồng chí Bí thư thông qua chương trình của cuộc họp:
2. Phần nội dung:
2.1. Thông tin thời sự (ghi cụ thể đề mục, hay văn bản thông tin….).
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện Nghị quyết tháng trước (ghi cụ thể các nội dung. Phần này đồng chí ghi biên bản nên nói Bí thư đưa trước 01 bản dự thảo nghị quyết để ghi cho cụ thể).
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Phần thực hiện học tập và làm theo tấm gương đạo đức HCM: (Bí thư chi bộ Đánh giá việc học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh của tập thể, đảng viên, quần chúng tháng trước; biểu dương đảng viên, quần chúng tiên phong, gương mẫu có việc làm cụ thể, thiết thực về học tập tư tưởng và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời giáo dục, giúp đỡ những đảng viên có sai phạm (nếu có). Sinh hoạt chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí minh trong tháng sinh hoạt).
-……………………………………………………………………………………………………………………..
– Bí thư thông báo ý kiến của đảng viên, quần chúng về sự lãnh đạo của chi bộ và vai trò tiền phong, gương mẫu của đảng viên (nếu có) để chi bộ có biển pháp phát huy ưu điểm, khắc phục khuyết điểm, kịp thời ngăn chặn, đấu tranh với những biểu hiện quan liêu, tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Đề ra một số nhiệm vụ cụ thể, thiết thực, bức xúc trước mắt để thực hiện trong tháng tới có nội dung chủ đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh tháng tiếp theo. Đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho đảng viên thực hiện.
-……………………………………………………………………………………………………………………
– Chi bộ thảo luận, tham gia đóng góp ý kiến về các nội dung trên (ghi chi tiết các ý kiến đóng góp).
…………………………………………………………………………………………………………………..
3. Phần kết thúc
– Ghi tóm tắt ý kiến kết luận của Bí thư.
– Chi bộ biểu quyết thông qua kết luận (Nghị quyết) của chi bộ. Ghi rõ số đảng viên đồng ý, không đồng ý và số có ý kiến khác.
Cuộc họp kết thúc lúc……………. giờ, ngày…..tháng…..năm 20……. biên bản được thông qua trước Chi bộ.
CHỦ TỌA
THƯ KÝ
Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Tải mẫu biên bản cuộc họp giao ban: mau-bien-ban-cuoc-hop-giao-ban
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)…..
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (2) …..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …………../BB-……….(3)…….
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN
– Thời gian bắt đầu: ……………………………………………………………………………….
– Địa điểm: …………………………………………………………………………………………..
– Thành phần tham dự gồm:
1. ………………………………………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………………………………………
– Chủ trì (chủ tọa): …………………………………………………………………………………
– Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………………………………………….
– Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): ……………………………
1. ……………………………………………………………………………………………………….
2. ……………………………………………………………………………………………………….
3. ……………………………………………………………………………………………………….
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ……. giờ….., ngày…..tháng….năm…..
Thư ký
(Chữ ký)
Họ và tên
Chủ tọa
(Chữ ký, dấu (nếu có))
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu biên bản họp đúng quy định
Những lưu ý khi viết mẫu biên bản cuộc họp
- Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp
Một biên bản cuộc họp cần đáp ứng được những nội dung sau: Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp, thành phần tham gia, nội dung cuộc họp, kết luận cuộc họp
- Ghi nhanh và đầy đủ quá trình diễn ra cuộc họp
Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là người có tốc độ ghi nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Do đó, người ghi biên bản họp phải chuẩn bị sẵn sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm
Người ghi biên bản họp luôn cần đảm bàn nội dung có trong biên bản là những nội dung thông tin quan trọng và đúng yêu cầu.
- Nội dung biên bản phải có trọng tâm
Một biên bản cần phải có trọng tâm để những người không tham dự được cuộc họp cũng hiểu được vấn đề trọng tâm, tránh trình bày dài dòng, lan mang những vấn đề không cần thiết.
- Thông tin trong mỗi biên bản cuộc họp phải chính xác
Một biên bản cuộc họp cần phải đảm bảo được sự khách quan, trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không thể ghi thêm, bớt, không bình luận thêm vào các ý kiến trong cuộc họp. Biên bản phải được đọc cho mọi người cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nghiệm.
Tóm lại, mẫu biên bản cuộc họp công ty có ý nghĩa rất quan trọng, nó ghi lại được diễn biến và quá trình cuộc họp, những ai đến họp và họp về vấn đề gì. Biên bản này giúp người vắng mặt tóm tắt được toàn bộ quá trình. Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về mẫu biên bản này. Nếu bạn có vướng mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên cập nhật website MyChair của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào bạn nhé!
