Trong doanh nghiệp, việc đóng dấu biên bản họp không chỉ là quy trình pháp lý quan trọng mà còn là việc quan trọng để lưu giữ các quyết định, thông tin quan trọng trong một cuộc họp. Quy trình này không chỉ giúp tăng tính minh bạch mà còn đặt ra các tiêu chuẩn nhất định trong việc quản lý thông tin. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách đóng dấu biên bản họp, đồng thời hiểu rõ tầm quan trọng của nó trong việc duy trì sự hiệu quả và chuyên nghiệp trong doanh nghiệp.
Con dấu là gì? Vì sao cần phải đóng dấu biên bản họp đúng cách?
Theo Wikipedia, “con dấu (hay còn gọi là ấn, mộc) là đại diện pháp lý của tổ chức, cá nhân có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Hoặc các loại con dấu không có giá trị pháp lý, dùng để đánh dấu, thông báo”.
(Nguồn: https://vi.wikipedia.org/wiki/Con_d%E1%BA%A5u)
Khi thực hiện đóng dấu biên bản họp, bạn cần phải đóng dấu biên bản họp đúng cách với những lý do quan trọng như sau:
- Xác nhận tính xác thực
Đóng dấu biên bản họp giúp xác nhận tính xác thực của tài liệu đó. Con dấu được đóng vào nhằm chứng thực rằng biên bản họp là bản gốc và không bị thay đổi sau khi được ký kết. Điều này quan trọng để đảm bảo sự nguyên vẹn và sự tin cậy của thông tin được ghi lại trong biên bản.
- Bảo vệ pháp lý
Con dấu cung cấp bằng chứng về việc biên bản đã được tạo ra và xác nhận bởi người có thẩm quyền. Trong trường hợp tranh chấp hoặc khi cần chứng minh tính hợp pháp của biên bản, dấu chứng thực có thể được sử dụng như một bằng chứng hợp lý.
- Xác định người ký
Mỗi người có một chữ ký riêng biệt và dấu in chữ ký giúp xác định rõ ràng người đã ký tài liệu. Điều này quan trọng để xác định trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm về nội dung của biên bản.
- Ngăn chặn sửa đổi trái phép
Khi biên bản đã được đóng dấu, bất kỳ thay đổi hoặc chỉnh sửa nào sau đó sẽ dễ dàng nhận ra và có thể được coi là không hợp lệ hoặc không chính xác.
- Tạo lòng tin và sự tin tưởng
Việc có một dấu chứng thực chính thức cho biên bản hỗ trợ việc xác định rõ ràng và tin cậy vào nội dung và cam kết được ghi lại trong biên bản.
Các loại con dấu hiện nay
Con dấu pháp lý
Con dấu pháp lý là con dấu do cơ quan Nhà nước quản lý và phát hành theo quy định của Nhà nước. Con dấu này được sử dụng riêng cho từng chức năng nhiệm vụ và giúp khẳng định tính hợp pháp của các văn bản, hồ sơ do cơ quan Nhà nước ban hành.
Đối với các doanh nghiệp, hiện nay con dấu vẫn là một công cụ bắt buộc để xác thực tính minh bạch của công ty. Sau khi thành lập và có giấy chứng nhận đăng ký công ty, công ty sẽ tiến hành thủ tục khắc dấu với các đơn vị được phép khắc dấu theo quy định của Nhà nước và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan có thẩm quyền. Trên con dấu sẽ bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ đăng ký kinh doanh của công ty. Đây là con dấu có giá trị pháp lý và thường được khắc bằng mực đỏ dưới dạng dấu tròn
Con dấu không mang tính pháp lý
Đây là những con dấu được phát sinh trong công việc nhằm giúp công việc thuận tiện hơn, không do cơ quan Nhà nước ban hành. Nội dung trên con dấu thể hiện rõ ràng và có chức năng cụ thể. Hình dạng của con dấu có thể bao gồm hình tròn, hình vuông, hình chữ nhật, hình elip,…
Một số loại con dấu không mang tính pháp lý có thể kể đến như: dấu chức danh, dấu tên; dấu phòng ban; dấu sao y bản chính; Dấu “đã thu tiền”, “đã chi tiền”; dấu ngày tháng năm; …
Hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu biên bản họp đúng quy định
Cách đóng dấu biên bản họp bằng dấu giáp lai
Theo quy định tại điểm a, điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu được quy định như sau:
“a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
….
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”
Như vậy, bạn có thể thực hiện đóng dấu giáp lai theo các bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dấu giáp lai
Đảm bảo rằng bạn có dấu giáp lai đúng theo quy định của Nhà nước và mực dấu đủ để sử dụng.
- Bước 2: Chuẩn bị biên bản họp
Bạn cần có biên bản họp theo quy cách và nội dung cần thiết. Biên bản phải được hoàn chỉnh và sẵn sàng để đóng dấu.
- Bước 3: Đặt dấu mực
Lấy con dấu giáp lai, sau đó, áp con dấu lên khay mực, đảm bảo rằng bề mặt con dấu đã được phủ bởi mực.
- Bước 4: Đóng dấu
Đặt dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Áp dụng một lượng lực nhẹ để đóng dấu, đảm bảo rằng dấu in được tạo ra một cách rõ ràng và chính xác.
- Bước 5: Kiểm tra kết quả
Sau khi đóng dấu, kiểm tra biên bản họp để đảm bảo rằng dấu đã được đóng một cách rõ ràng và chính xác. Điều này đảm bảo tính chính xác và tính hợp pháp của biên bản.
Cách đóng dấu biên bản họp bằng dấu treo
Theo quy định tại điểm a, điểm c, điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu được quy định như sau:
“a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
….
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.”
(Nguồn: https://vanban.chinhphu.vn/default.aspx?pageid=27160&docid=199378)
Như vậy, bạn có thể thực hiện đóng dấu treo theo các bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dấu treo
Đảm bảo rằng bạn có dấu treo đúng theo quy định của Nhà nước và mực dấu đủ để sử dụng.
- Bước 2: Chuẩn bị biên bản họp
Bạn cần có biên bản họp theo quy cách và nội dung cần thiết. Biên bản phải được hoàn chỉnh và sẵn sàng để đóng dấu.
- Bước 3: Đặt dấu mực
Lấy con dấu treo, sau đó, áp con dấu lên khay mực, đảm bảo rằng bề mặt con dấu đã được phủ bởi mực.
- Bước 4: Đóng dấu
Đặt dấu treo lên vào đầu trang của tờ đầu tiên, áp dụng một lượng lực nhẹ để đóng dấu trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Thông thường, tên của cơ quan, tổ chức thường được viết phía bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền hoặc người đứng đầu cơ quan tổ chức sẽ đóng dấu lên phía bên trái
- Bước 5: Kiểm tra kết quả
Sau khi đóng dấu, kiểm tra biên bản họp để đảm bảo rằng dấu đã được đóng một cách rõ ràng và chính xác. Điều này đảm bảo tính chính xác và tính hợp pháp của biên bản.
Cách đóng dấu biên bản họp bằng dấu chữ ký
Theo quy định tại điểm d, khoản 2 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu chữ ký được quy định như sau:
“d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.”
Cũng theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu được quy định như sau:
“a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.”
Như vậy, bạn có thể thực hiện đóng dấu chữ ký theo các bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dấu theo quy định
Đảm bảo rằng bạn có loại dấu đúng theo quy định của Nhà nước và mực dấu đủ để sử dụng.
- Bước 2: Chuẩn bị biên bản họp
Bạn cần có biên bản họp theo quy cách và nội dung cần thiết. Biên bản phải được hoàn chỉnh và sẵn sàng để đóng dấu.
- Bước 3: Đặt dấu mực
Lấy con dấu giáp lai, sau đó, áp con dấu lên khay mực, đảm bảo rằng bề mặt con dấu đã được phủ bởi mực.
- Bước 4: Đóng dấu
Đặt dấu giáp lai lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Áp dụng một lượng lực nhẹ để đóng dấu, đảm bảo rằng dấu in được tạo ra một cách rõ ràng và chính xác. Lưu ý đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Bước 5: Kiểm tra kết quả
Sau khi đóng dấu, kiểm tra biên bản họp để đảm bảo rằng dấu đã được đóng một cách rõ ràng và chính xác. Điều này đảm bảo tính chính xác và tính hợp pháp của biên bản.
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn cách đóng dấu biên bản họp đúng quy định và lý do cần phải đóng dấu biên bản họp đúng cách. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào, hãy bình luận xuống phía dưới bài viết để được giải đáp nhanh nhất. Đừng quên cập nhật website https://mychair.vn/ của chúng tôi thường xuyên để đọc những tin tức mới nhất.
