Trong một tổ chức hiện đại, cuộc họp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền đạt thông tin, thảo luận ý kiến và định hướng chiến lược. Và để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của mỗi cuộc họp, những nhà lãnh đạo xuất sắc cần phải sở hữu kỹ năng điều hành cuộc họp một cách tốt nhất. Trong bài viết này, MyChair sẽ chia sẻ với bạn những kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng cho nhà lãnh đạo. Cùng theo dõi dưới đây nhé!
Kỹ năng điều hành cuộc họp là gì?
Kỹ năng điều hành cuộc họp là tập hợp các kỹ năng và năng lực cần thiết để lãnh đạo và quản lý một cuộc họp một cách hiệu quả. Nó bao gồm các hoạt động và kỹ năng như lên kế hoạch, tổ chức, điều phối, lãnh đạo, giao tiếp, xử lý xung đột và quản lý thời gian trong quá trình diễn ra cuộc họp.
Tại sao nhà lãnh đạo cần có kỹ năng điều hành cuộc họp
Kỹ năng điều hành cuộc họp là một phần quan trọng trong vai trò của nhà lãnh đạo vì nó giúp đảm bảo rằng cuộc họp được diễn ra một cách hiệu quả và có ý nghĩa. Dưới đây là một số lý do tại sao nhà lãnh đạo cần có kỹ năng điều hành cuộc họp:
- Đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Một cuộc họp do nhà lãnh đạo điều hành tốt sẽ diễn ra theo kế hoạch, tập trung vào mục tiêu cần đạt và tiết kiệm thời gian. Nhà lãnh đạo thông thạo trong việc quản lý thời gian, đảm bảo rằng mỗi phút trong cuộc họp được sử dụng một cách hiệu quả.
- Tạo sự tương tác giữa các thành viên
Kỹ năng điều hành cuộc họp giúp nhà lãnh đạo tạo ra một môi trường thảo luận tích cực, khuyến khích sự tham gia và tương tác của tất cả các thành viên. Những cuộc họp được điều hành tốt sẽ khơi dậy ý kiến, ý tưởng và đóng góp từ mọi người trong nhóm, đồng thời tạo ra một không gian an toàn để thảo luận và tranh luận.
- Xử lý xung đột và đưa ra quyết định
Trong một cuộc họp, có thể xuất hiện các ý kiến không đồng nhất hoặc xung đột. Nhà lãnh đạo với kỹ năng điều hành cuộc họp sẽ biết cách giải quyết những xung đột này một cách xây dựng và đưa ra quyết định cuối cùng. Sự linh hoạt, khả năng lắng nghe và đánh giá các lựa chọn sẽ giúp nhà lãnh đạo điều hành cuộc họp một cách hiệu quả và đạt được sự đồng thuận.
- Thể hiện vai trò và tạo động lực cho nhân viên
Kỹ năng điều hành cuộc họp cho phép nhà lãnh đạo thể hiện vai trò lãnh đạo của mình. Bằng cách tạo ra một không gian hợp tác, nhà lãnh đạo có thể truyền cảm hứng cho nhóm và đẩy mạnh sự phát triển cá nhân và tập thể. Một nhà lãnh đạo điều hành cuộc họp tốt sẽ tạo ra sự cam kết và sự gắn kết trong nhóm làm việc.
- Truyền đạt thông tin và định hướng chiến lược
Cuộc họp là cơ hội để nhà lãnh đạo truyền đạt thông tin quan trọng, định hướng chiến lược và mục tiêu của tổ chức. Kỹ năng điều hành cuộc họp giúp nhà lãnh đạo truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, hiệu quả và đảm bảo mọi người hiểu và thực hiện theo đúng hướng dẫn.
Các nguyên tắc lập kế hoạch và triển khai cuộc họp
Biết các nguyên tắc lập kế hoạch và triển khai cuộc họp để đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra một cách hiệu quả và đáp ứng mục tiêu của cuộc họp. Dưới đây là các nguyên tắc cơ bản để lập kế hoạch và triển khai cuộc họp:
- Xác định mục tiêu cuộc họp rõ ràng
Để cuộc họp thành công, trước tiên người lãnh đạo hoặc chủ trì cuộc họp phải đảm bảo xác định được mục tiêu rõ ràng. Nếu không có sự định hướng ngay từ đầu rất dễ dẫn đến một cuộc họp kéo dài, lan man, khiến bản thân những người tham gia cũng không biết mình cần hiểu thông tin gì và vai trò của họ trong cuộc họp là gì.
- Xác định danh sách tham dự
Xác định rõ danh sách các thành viên cần tham gia cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả những người có liên quan và cần thiết để đạt được mục tiêu của cuộc họp đều được mời tham gia.
- Lên kế hoạch và chuẩn bị
Xác định thời gian, địa điểm và phương tiện cần thiết cho cuộc họp. Chuẩn bị tài liệu, bài thuyết trình và các công cụ hỗ trợ khác trước cuộc họp để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng và suôn sẻ.
- Phân công nhiệm vụ
Nếu có, phân chia công việc và nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia. Điều này giúp tăng hiệu quả và sự tham gia của mọi người trong cuộc họp.
- Xác định thời gian và lên lịch
Xác định thời gian dự kiến của cuộc họp và tuân thủ nó. Đảm bảo rằng thời gian được phân bổ hợp lý cho mỗi phần của cuộc họp và giữ cho cuộc họp diễn ra theo lịch trình.
- Gửi thông báo và lịch họp
Gửi thông báo về cuộc họp cùng với lịch họp cho tất cả các thành viên tham gia. Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, phương tiện và nội dung của cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị và tham gia đúng hẹn.
- Điều hành cuộc họp
Trong quá trình cuộc họp, đảm bảo việc điều phối, lãnh đạo và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Thúc đẩy sự tham gia và tương tác của tất cả mọi người, lắng nghe ý kiến và đảm bảo mục tiêu của cuộc họp được đạt được.
- Tổ chức ghi chú và báo cáo
Sau cuộc họp, tổ chức và lưu trữ ghi chú, báo cáo hoặc biên bản cuộc họp. Điều này giúp theo dõi tiến trình, quản lý thông tin và đưa ra các hành động cần thiết sau cuộc họp.
- Đánh giá và cải tiến
Đánh giá cuộc họp sau khi nó kết thúc và xem xét những điểm mạnh, điểm cần cải thiện. Sử dụng những kinh nghiệm học được để cải tiến quy trình lập kế hoạch và triển khai cuộc họp trong tương lai.
Các kỹ năng điều hành cuộc họp cho nhà lãnh đạo
Để cuộc họp được diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được mục tiêu mong muốn, nhà lãnh đạo cần có các kỹ năng để điều hành cuộc họp. Dưới đây là những kỹ năng cần thiết trước, trong và sau cuộc họp quan trọng cho 1 nhà lãnh đạo.
Kỹ năng trước cuộc họp
- Xác định mục tiêu cuộc họp
Trước mỗi cuộc họp, cần xác định rõ mục tiêu và kết quả mong muốn của cuộc họp. Xác định những vấn đề cần được thảo luận và quyết định trong cuộc họp.
- Xác định bối cảnh cuộc họp
Thời gian: Cần xác định rõ thời gian bắt đầu, kết thúc cuộc họp và thời gian dành cho nội dung cuộc họp. Thời gian nhất định phải được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tiến độ của cuộc họp.
Địa điểm: Địa điểm phải được thông báo trước để người tham gia có thời gian chuẩn bị. Ngoài ra, hình thức cuộc họp phù hợp với những người tham gia (trực tuyến hoặc ngoại tuyến) cũng phải được xem xét.
Thành phần tham gia: Đây là những nhân sự được mời tham dự cuộc họp. Để tránh lãng phí, hãy đảm bảo chỉ chọn những người chịu trách nhiệm về nội dung cuộc họp, những người có thể đóng góp và những người sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các quyết định của cuộc họp.
- Chuẩn bị tài liệu
Trước mỗi cuộc họp, người chủ trì cần thu thập và tổ chức thông tin cần thiết cho cuộc họp, chuẩn bị tài liệu bổ sung như báo cáo, biểu đồ, và các tài liệu hỗ trợ khác.
- Lên nội dung cho cuộc họp
Người lãnh đạo cần xác định các chủ đề, câu hỏi và hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu cuộc họp, xây dựng nội dung theo thứ tự logic và có kế hoạch cho cuộc họp.
Kỹ năng trong cuộc họp
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
Bắt đầu cuộc họp đúng giờ là nguyên tắc không được thay đổi khi tổ chức các cuộc họp. Không ai muốn lãng phí thời gian chờ đợi. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ cho thấy bạn là người điều hành chuyên nghiệp và có kỷ luật. Ngoài ra, bạn cũng phải tuân thủ lịch trình nội dung để đảm bảo cuộc họp kết thúc đúng giờ.
- Kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình là một yếu tố quan trọng trong cuộc họp của nhà lãnh đạo. Nhà lãnh đạo cần có khả năng trình bày ý kiến một cách rõ ràng, logic và hấp dẫn để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cho các thành viên tham gia. Kỹ năng thuyết trình bao gồm cách sắp xếp nội dung, sử dụng phương tiện trình chiếu một cách linh hoạt và tương tác với khán giả. Một nhà lãnh đạo giỏi thuyết trình có thể truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng và ảnh hưởng đến quyết định của cuộc họp.
- Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng để nhà lãnh đạo tạo sự hiểu biết và tương tác với các thành viên tham gia. Điều này bao gồm khả năng lắng nghe chân thành, đặt câu hỏi một cách thông minh và thể hiện ý kiến một cách rõ ràng. Nhà lãnh đạo cần có khả năng giao tiếp hiệu quả để thúc đẩy sự tham gia và cộng tác từ tất cả mọi người trong cuộc họp.
- Kỹ năng điều phối người tham dự
Điều này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, đảm bảo mọi người có cơ hội đóng góp và đưa ra ý kiến, duy trì sự tập trung và trật tự trong cuộc họp. Nhà lãnh đạo cần có khả năng điều chỉnh và phân phối thời gian một cách công bằng và logic để đạt được mục tiêu của cuộc họp.
- Kỹ năng xử lý xung đột giữa các thành viên
Những tình huống xung đột thường nảy sinh từ sự khác biệt về quan điểm giữa các thành viên, trường hợp xấu nhất có thể dẫn đến cãi vã, bất đồng và thậm chí là tranh chấp nội bộ. Vì vậy, người lãnh đạo phải xử lý thật khéo léo để trấn áp xung đột.
Trước tiên người lãnh đạo cần giữ “cái đầu lạnh” và thái độ bình tĩnh, khách quan, ổn định trật tự một cách nhẹ nhàng. Sau đó hãy xem xét, phân tích từng ý kiến một cách khách quan và tạo biểu quyết, từ đó tạo ra sự thỏa thuận giữa các thành viên.
- Kỹ năng xử lý tình huống cuộc họp bị kéo dài
Để giải quyết tình trạng này, trước tiên người lãnh đạo phải xem lại phần nội dung còn lại và xem xét nội dung nào có thể được rút ngắn hoặc bỏ qua. Sau đó, người chủ trì phải nhấn mạnh lại tầm quan trọng của cuộc họp và tính cấp thiết của việc giải quyết vấn đề để trấn an những người tham gia. Nếu nội dung cuộc họp không thể giải quyết được trong thời gian còn lại thì hãy cân nhắc việc tổ chức thêm một cuộc họp để đảm bảo chất lượng của cuộc họp
- Kỹ năng xử lý tình huống cuộc họp trầm lắng
Một cuộc họp với bầu không khí ảm đạm, trầm lắng là dấu hiệu cho thấy những người tham gia chưa thực sự chú ý và tham gia vào cuộc họp. Người chủ trì cuộc họp cần khắc phục ngay tình trạng này bằng cách: khuấy động không khí bằng cách đưa ra các chủ đề tranh luận, kích thích sự tương tác và giao tiếp giữa các thành viên, có thể tổ chức các trò chơi để khuấy động bầu không khí nếu phù hợp với văn hóa của công ty.
Kỹ năng sau cuộc họp
- Kỹ năng tóm tắt lại nội dung cuộc họp
Sau cuộc họp, nhà lãnh đạo cần có kỹ năng tóm tắt lại nội dung quan trọng và kết quả đạt được trong cuộc họp. Tóm tắt lại giúp nhà lãnh đạo và các thành viên tham gia có cái nhìn tổng quan về những điểm chính đã được thảo luận, quyết định và cam kết trong cuộc họp. Nhà lãnh đạo nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và đảm bảo mọi người đều hiểu, nhớ rõ những điểm quan trọng sau cuộc họp.
- Kỹ năng đánh giá, nhận xét buổi họp
Kỹ năng đánh giá và nhận xét buổi họp là cần thiết để nhà lãnh đạo có cái nhìn chính xác về sự hiệu quả và thành công của cuộc họp. Nhà lãnh đạo có thể đánh giá các khía cạnh như sự tập trung, sự tham gia, chất lượng biểu quyết và hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể nhận diện những điểm mạnh và điểm cần cải thiện để tăng cường sự hiệu quả của các cuộc họp trong tương lai.
- Kỹ năng phân công công việc cho từng thành viên, bộ phận cụ thể
Sau khi đã đạt được sự đồng thuận trong cuộc họp và xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, nhà lãnh đạo cần phân công công việc một cách rõ ràng và công bằng cho từng người. Việc phân công công việc phải dựa trên năng lực, kinh nghiệm và sự phù hợp của mỗi thành viên hoặc bộ phận, đồng thời cần thiết lập một hệ thống theo dõi và đánh giá tiến độ để đảm bảo công việc được thực hiện đúng hẹn và đạt được kết quả mong muốn.
Trên đây là những chia sẻ của Nội thất văn phòng MyChair về kỹ năng điều hành cuộc họp cần có cho một nhà lãnh đạo. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi, bạn đã có cái nhìn tổng quát và nắm bắt được các kỹ năng cần thiết. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, hãy bình luận phía dưới bài viết. Bạn cũng đừng quên cập nhật website của chúng tôi thường xuyên để đọc những tin tức bổ ích!
