Mô hình 5S là gì? Áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp như nào?

Mô hình 5S là một phương pháp quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong sản xuất và kinh doanh. Ngay trong bài viết này, bạn hãy cùng MyChair tìm hiểu chi tiết mô hình 5S là gì, nguồn gốc, ưu, nhược điểm của mô hình này cũng như một số kinh nghiệm của các doanh nghiệp khi áp dụng mô hình 5S. Cùng khám phá ngay nhé!

Mô hình 5S là gì?

Mô hình 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc hiệu quả, xuất phát từ Nhật Bản. Tên gọi 5S được ghép từ 5 chữ cái đầu tiên của 5 từ tiếng Nhật:

• Seiri (Sàng lọc): Phân loại, loại bỏ những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp khoa học, hợp lý các vật dụng cần thiết để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
• Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc, máy móc, thiết bị.
• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì 3S đầu tiên (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) và phát huy thành thói quen.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện ý thức tuân thủ quy tắc, duy trì môi trường làm việc 5S.

Trong tiếng Anh, 5S được dịch thành: Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain.

Nguồn gốc ra đời của mô hình 5S

Mô hình 5S được ra đời khoảng đầu/giữa thế kỉ XX khởi nguồn từ Nhật Bản. Khi đó, Nhật Bản đang trong giai đoạn tái thiết đất nước và cần cải thiện hiệu quả sản xuất để cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Mô hình này được áp dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota. Toyota đã sử dụng phương pháp này nhằm tạo ra một môi trường làm việc tinh gọn, sạch sẽ và có trật tự trong các dây chuyền sản xuất của họ.

5S là một phần quan trọng của “Hệ thống sản xuất của Toyota” (Toyota Production System – TPS), cùng với các phương pháp khác như Just-in-Time (JIT) và Jidoka. TPS được phát triển bởi Toyota để tăng cường chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.

Phương pháp 5S đã chứng tỏ được hiệu quả và đã lan rộng trên toàn cầu. Vào những năm 1980, Nhiều công ty trong nước và quốc tế đã áp dụng 5S trong quy trình làm việc của họ để cải thiện năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động.

Mục đích của mô hình 5S

• Cải tiến tinh thần liên tục: Phương pháp 5S khuyến khích mỗi nhân viên tham gia vào việc cải tiến và duy trì môi trường làm việc tốt hơn. Việc tạo ra sự trách nhiệm và tự chủ trong công việc giúp nâng cao hiệu suất và đầu ra.
• Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp và tinh gọn: Việc sắp xếp và duy trì trật tự trong công việc không chỉ giúp tăng hiệu quả mà còn khuyến khích sự tự giác và sáng tạo của nhân viên.
• Vai trò của lãnh đạo và quản lý: Lãnh đạo và quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch và triển khai phương pháp 5S. Xây dựng nền tảng và hướng dẫn nhân viên thực hiện 5S giúp tạo ra sự phát triển bền vững và cải tiến hiệu quả vào các hoạt động kinh doanh và sản xuất.
• Tăng cường sự thấu hiểu và hỗ trợ lẫn nhau: Làm việc đồng đội và chia sẻ thông tin, kỹ năng và kinh nghiệm giữa các thành viên đồng nghiệp giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.

Những lợi ích khi áp dụng mô hình 5S

Lợi ích của mô hình 5S đối với doanh nghiệp

• Tăng năng suất và hiệu quả: Môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm và sử dụng các công cụ, vật dụng cần thiết cho công việc.
• Giảm chi phí: Sắp xếp và duy trì trật tự đồ vật tránh mất mát, hư hỏng và tiêu thụ không cần thiết, giúp giảm chi phí sản xuất và vận hành của doanh nghiệp.
• Tăng tính cạnh tranh: Một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức tạo ấn tượng tích cực và xây dựng lòng tin của khách hàng, đối tác và nhà cung cấp
• Nâng cao chất lượng: Phương pháp 5S giúp cải thiện chính xác, độ tin cậy và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Đảm bảo an toàn: 5S loại bỏ vật liệu nguy hiểm, giúp giảm nguy cơ tai nạn và thương tích cho nhân viên.

Lợi ích của mô hình 5S đối với nhân viên

• Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Bằng cách thực hiện phương pháp 5S, nhân viên phát triển thói quen sắp xếp và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức. Điều này tạo ra một cảm giác tự giác và trách nhiệm đối với công việc của họ và khuyến khích họ đóng góp vào việc duy trì môi trường làm việc tốt hơn.
• Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Khi không gian làm việc được tổ chức tốt, nhân viên cảm thấy thoải mái và có khả năng sáng tạo cao hơn trong công việc.
• Đảm bảo an toàn: Việc loại bỏ các nguy cơ tiềm ẩn, sắp xếp an toàn các vật dụng và thiết bị, và duy trì môi trường làm việc an toàn là một phần quan trọng của phương pháp 5S.

Các nội dung trong mô hình 5S

Seiri – Sàng lọc

Bằng cách xác định và loại bỏ những thiết bị cũ, vật liệu hỏng hóc, hoặc không còn cần thiết trong môi trường làm việc, ta có thể giữ cho không gian làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Có một số câu hỏi quan trọng mà bạn có thể sử dụng để quan sát và xác định những vật dụng không cần thiết:

• Vật dụng này được sử dụng để làm gì? Nó có cần thiết trong quá trình làm việc không?
• Bạn sử dụng vật dụng này thường xuyên hay không? Tại sao bạn vẫn giữ nó lại?
• Có ai khác trong tổ chức cần đến vật dụng này không? Việc giữ nó lại có ý nghĩa gì?
• Vật dụng này có cần thiết đặt ở đây không? Có một vị trí khác phù hợp hơn để đặt nó không?

Ngoài ra, việc gắn thẻ đỏ (red tagging) cho những vật dụng chưa hoàn toàn quyết định được giữ lại hay loại bỏ là một cách hiệu quả để đánh giá xem chúng có được sử dụng hay không sau một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ, nếu có thiết bị cũ đã không còn hoạt động đúng cách hoặc vật liệu đã mòn gỉ, ta có thể quyết định loại bỏ chúng.

Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã sàng lọc và loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bạn nên sắp xếp những vật dụng còn lại một cách hợp lý và hiệu quả. Bạn nên thực hiện theo nguyên tắc:

• Vị trí sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc “Dễ tìm, dễ lấy, dễ trả lại”.
• Vật dụng thường xuyên sử dụng được đặt gần vị trí làm việc.
• Vật dụng nặng được đặt ở vị trí thấp, dễ lấy.
• Vật dụng nguy hiểm được đặt ở vị trí riêng, có cảnh báo rõ ràng.

Sau khi thống nhất được các sắp xếp, bạn lập một danh sách những vật dụng sắp xếp và và đánh dấu vị trí của những đồ vật này thông qua thẻ, sơn màu, vạch kẻ đường đến các vật dụng hay sử dụng hệ thống mã hóa để quản lý. Như vậy, trong trường hợp quên hoặc có người mới vào cũng tìm kiếm mọi thứ nhanh chóng.

Seiso – Sạch sẽ

Bước thứ ba trong quy trình 5S là Seiso, tập trung vào việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Seiso yêu cầu các hoạt động dọn dẹp và lau chùi thường xuyên để giữ cho khu vực làm việc không bị lộn xộn và bẩn thỉu.

Ngoài việc vệ sinh, Seiso cũng bao gồm việc kiểm tra và bảo trì các thiết bị và máy móc để phát hiện sớm các vấn đề và tiến hành sửa chữa kịp thời. Một yếu tố quan trọng trong Seiso là sự tự giác và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.

Seiketsu – Săn sóc

Seiketsu là nguyên tắc thứ tư trong mô hình 5S, có nghĩa là Săn sóc. Mục tiêu của Seiketsu là duy trì 3S đầu tiên (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) và phát huy thành thói quen. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công lâu dài của mô hình 5S.

Để đảm bảo việc duy trì và thực hiện 3S một cách hiệu quả, việc đặt ra các tiêu chuẩn đánh giá và chỉ tiêu cụ thể là rất quan trọng.

Shitsuke – Sẵn sàng

Shitsuke, là bước cuối cùng trong quy trình 5S. Mục tiêu của Shitsuke là tạo ra thói quen và ý thức tự giác cho nhân viên trong việc duy trì mô hình 5S một cách đầy đủ và hiệu quả. Bằng cách đạt được điều này, mọi người trong tổ chức sẽ tự hào và chăm sóc cho môi trường làm việc của mình mà không cần nhắc nhở từ cấp trên hay người giám sát.

Việc áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp trong dài hạn có thể giúp tạo ra một văn hóa và nề nếp cho tổ chức. Nhân viên có thể được đào tạo để hiểu và thực hiện các quy trình 5S một cách chính xác. Họ cũng được khuyến khích tham gia vào việc cải tiến liên tục của 5S, tìm kiếm cách để tăng cường hiệu quả và hiệu suất trong công việc hàng ngày.

5 bước áp dụng mô hình 5S vào doanh nghiệp

Bước 1: Lập kế hoạch hành động

• Trước khi bắt đầu áp dụng mô hình 5S, nhà quản lý cần có kế hoạch và lộ trình đầy đủ và chi tiết
• Tất cả nhân viên đều phải nắm vững nội dung, để áp dụng trong công việc hàng ngày
• Có thể đưa 5S vào tiêu chí thi đua, khen thưởng với các cá nhân và đơn vị
• Thành lập đội giám sát để chỉ đạo và theo dõi quá trình thực hiện.

Bước 2: Phát động chương trình

• Thông báo quy trình áp dụng mô hình 5S với tất cả mọi người
• Xác định mục tiêu và kết quả
• Đào tạo và hướng dẫn cụ thể

Bước 3: Triển khai thực hiện mô hình 5S

Thực hiện theo quy trình: Seiri (Sàng lọc) – Seiton (Sắp xếp) – Seiso (Sạch sẽ) – Seiketsu (Săn sóc) – Shitsuke (Sẵn sàng).

Bước 4: Lặp lại hành động

• Ghi kết quả và tiếp tục thực hiện 3S đầu tiên trong hàng ngày
• So sánh thực tế và mong ước ban đầu

Bước 5: Đánh giá kết quả định kỳ

• Thường xuyên ghi nhận kết quả 5S
• Tổ chức đánh giá 5S hàng tuần: đánh giá chéo giữa các bên với nhau
• Đo lường kết quả thực hiện, để nhà quản lý có biện pháp giải quyết kịp thời.

Những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của 5S

• Sự hỗ trợ của lãnh đạo

Để bảo đảm được mô hình 5S được triển khai và tạo ra chất lượng, ban lãnh đạo cần cam kết trách nhiệm đối với tổ chức và nhân viên. Ngoài việc đánh giá và chỉ huy, người lãnh đạo cần lắng nghe những ý kiến phản hồi của nhân viên và có những điều chỉnh phù hợp.

• Có sự đồng nhất giữa các bộ phận

Có sự đồng bộ và thống nhất giữa các bộ phận, giúp việc đánh giá kết quả mô hình thuận lợi và công bằng. Bên cạnh đó, nhân viên giữa các bên cần học hỏi lẫn nhau và tìm ra phương pháp tốt nhất để áp dụng vào công việc của mình. Đồng thời, nhân viên có thể làm quen với môi trường có sự hiện diện của 5S ở bất kỳ đâu trong doanh nghiệp.

• Liên tục cập nhật xu hướng mới

Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật những thay đổi, xu hướng mới để đảm bảo được mô hình 5S duy trì và hiệu quả trong tương lai. Doanh nghiệp cần có linh hoạt và nhanh chóng điều chỉnh các tiêu chuẩn trong 5S để phù hợp với xu thế, tránh cứng nhắc dẫn đến lạc hậu và kém hiệu quả.

• Đánh giá kết quả định kỳ

Việc đánh giá kết quả định kỳ giúp doanh nghiệp nhìn nhận được vấn đề, lỗ hổng trong kế hoạch và kịp thời sửa chữa và điều chỉnh cho những giai đoạn tiếp theo.

Phân biệt phương pháp 5S và Kaizen

Một số kinh nghiệm áp dụng mô hình 5S của các doanh nghiệp thành công

Theo như ông Tạ Văn Luận – Giám đốc Công ty Thủy điện Ialy đã chia sẻ một số kinh nghiệm áp dụng 5S như sau:

• Thứ 1: Mô hình 5S cần có sự hưởng ứng và tham gia của tất cả mọi thành viên. Để làm được điều này, người đứng đầu doanh nghiệp cần thực sự quan tâm đến 5S, hiểu rõ lợi ích của nó và quyết tâm thực hiện. Từ đó, phát động, tuyên truyền và giáo dục cho tất cả nhân viên hiểu rõ về 5S, mục đích, lợi ích và cách thức thực hiện, nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc áp dụng 5S.
• Thứ 2: Thành lập Ban Điều hành 5S gồm những người có năng lực, nhiệt tình và trách nhiệm. Ban Điều hành có trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và khen thưởng.
• Thứ 3: Phải xây dựng được Quy chế hoạt động chung, đồng thời phải có cơ chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng. Có như vậy, 5S mới dần đi vào nề nếp, tránh tình trạng làm qua loa hoặc làm theo phong trào, cuối cùng vẫn như cũ.

Theo ông Nguyễn Thanh Tuấn – Giám đốc Công ty Điện lực Ninh Thuận chia sẻ:

Công ty Điện lực Ninh Thuận đã áp dụng mô hình 5S được gần 1 năm và đạt được những kết quả tích cực. Mô hình này đã tạo ra những thay đổi rõ rệt trong ý thức, hành động và tác phong của cán bộ công nhân viên (CBCNV), góp phần tạo môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ và thoải mái.

Điểm đặc biệt của Công ty Điện lực Ninh Thuận là không thuê đơn vị tư vấn mà chủ động xây dựng và áp dụng mô hình 5S. Với sự quyết tâm của Ban lãnh đạo và sự đồng lòng của CBCNV, công ty đã học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị đi trước, đồng thời xây dựng bộ tiêu chí riêng phù hợp với từng khối văn phòng, điện lực hay kho bãi.

Ban 5S của công ty định kỳ tổ chức kiểm tra, chấm điểm và công khai kết quả hằng tháng để các đơn vị học tập và cải thiện. Đến thời điểm hiện tại, thực hiện 5S đã trở thành một phần trong văn hóa của Công ty Điện lực Ninh Thuận.

Trên đây là những chia sẻ về mô hình 5S. Hy vọng những chia sẻ trên, bạn đã hiểu rõ mô hình 5S là gì, ý nghĩa, mục đích và áp dụng nó vào doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên cập nhật website https://mychair.vn/ của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào bạn nhé!