MBO là một phương pháp quản trị hiệu quả được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, giúp xác định rõ ràng mục tiêu chung và cá nhân, đồng thời thúc đẩy hiệu quả công việc và sự gắn kết của nhân viên. Ngay trong bài viết này, bạn hãy MyChair tìm hiểu MBO là gì, nguồn gốc, ưu và nhược điểm cũng như quy trình của phương pháp quản trị MBO để có thể áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả nhất.
MBO là gì?
MBO là viết tắt của Management By Objectives, có nghĩa là Quản trị theo mục tiêu. Đây là một phương pháp quản lý giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu chung, sau đó phân chia thành các mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nguồn gốc của phương pháp quản trị MBO
Quản trị theo mục tiêu đã được phát triển bởi Peter Drucker vào năm 1954 và được giới thiệu trong cuốn sách “The Practice of Management”. MBO được xem như một hệ thống quản trị xuyên suốt, toàn diện với tinh thần chủ đạo: Các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận, giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể.
Những năm 1950, MBO được áp dụng trong thực tế tại các doanh nghiệp lớn như Hewlett-Packard (HP), Xerox, DuPont, Intel, General Electric… Những năm 1960 – 1970, George Odiorne, học trò của Peter Drucker, tiếp tục phát triển MBO. Trong giai đoạn này, MBO đã trở thành mô hình quản trị phổ biến, được ứng dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp, tổ chức.
Cuối năm 1990, các tập đoàn lớn tại Nhật Bản sử dụng MBO làm cơ sở để xây dựng hệ thống thành quả dựa trên hiệu suất, hay còn gọi là Seika-Shugi. Toyota là một trong những công ty xe hàng đầu trên thế giới cũng áp dụng MBO thành công, đạt được hiệu quả tăng năng suất và chất lượng sản phẩm.
Ưu và nhược điểm của phương pháp MBO
Ưu điểm của quản trị MBO
- Đánh giá chính xác năng lực và hiệu quả làm việc: MBO cho phép đánh giá cụ thể và khách quan về năng lực và hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận. Điều này giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện, từ đó tạo điều kiện để định hướng phát triển và cải thiện hiệu suất làm việc.
- Hiểu rõ công việc và phát triển: Quản trị mục tiêu giúp mỗi cá nhân hiểu rõ và nhận thức rõ về công việc của mình, từ đó tạo ra một chiến lược phát triển cá nhân và hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn. Mục tiêu cụ thể và rõ ràng giúp nhân viên tập trung vào những việc quan trọng và đạt được kết quả cao hơn.
- Sử dụng nguồn lực hiệu quả: Quản trị mục tiêu giúp mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong mục tiêu chung của tổ chức. Điều này tạo điều kiện cho sự liên kết và tương tác giữa các bộ phận, đồng thời tận dụng nguồn lực hiệu quả và tạo ra giá trị lớn hơn trong quản trị mục tiêu chung.
- Tạo môi trường làm việc phát triển: MBO khuyến khích sự phấn đấu và nỗ lực của mỗi cá nhân để đạt được mục tiêu của mình. Như vậy, nó tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và khích lệ sự phát triển năng lực và trách nhiệm cá nhân trong hướng đến mục tiêu chung.
Nhược điểm của phương pháp MBO
- Áp lực và stress: Việc đặt các mục tiêu cụ thể và theo dõi tiến độ có thể tạo ra áp lực và stress cho nhân viên. Áp lực có thể xảy ra nếu mục tiêu quá khó hoặc không thực tế, hoặc nếu nhân viên phải đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn.
- Tính định lượng ngắn hạn: MBO thường tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn và định lượng, điều này có thể làm cho kế hoạch dài hạn và chiến lược phát triển trở nên ít rõ ràng và không được định hướng đầy đủ.
- Phụ thuộc vào sự hỗ trợ của quản lý: Kết quả của quản trị mục tiêu phụ thuộc rất nhiều vào sự hỗ trợ và lãnh đạo của các cấp quản lý. Nếu quản lý không cung cấp sự hỗ trợ, hướng dẫn và phản hồi đúng đắn, hiệu quả của MBO có thể bị hạn chế.
- Cần giám sát và điều chỉnh: MBO yêu cầu việc giám sát và theo dõi tiến độ thường xuyên để đảm bảo sự cải thiện và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
- Đòi hỏi thời gian và lập kế hoạch: Triển khai MBO đòi hỏi các cuộc họp, lập kế hoạch và thảo luận nhiều lần giữa các thành viên trong tổ chức, tiêu tốn nhiều thời gian và tài nguyên.
Các nguyên tắc trong phương pháp quản lý MBO
Các nguyên tắc của quản lý theo mục tiêu MBO được mô tả như sau:
- Mục tiêu được liên kết và nối tiếp: Các mục tiêu của cá nhân phải liên quan và hỗ trợ mục tiêu chung của tổ chức. Các mục tiêu cá nhân được xác định dựa trên mục tiêu tổ chức và được thiết lập sao cho chúng liên kết với nhau, tạo thành một chuỗi nối tiếp.
- Xác định mục tiêu cụ thể cho từng thành viên: Mỗi thành viên trong tổ chức được yêu cầu xác định các mục tiêu cụ thể và rõ ràng mà họ phải đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Các mục tiêu này phải được đo lường và theo dõi để đảm bảo sự đạt được.
- Tham gia vào quá trình ra quyết định: Các nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình đề ra mục tiêu và quyết định cách thức đạt được chúng. MBO tạo ra một môi trường làm việc có tính tương tác và phân quyền, khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tất cả các thành viên trong tổ chức.
- Xác định thời gian rõ ràng: Mỗi mục tiêu cá nhân phải có một khung thời gian cụ thể để đạt được. Thời gian phải được xác định một cách rõ ràng và công bằng, giúp đảm bảo sự tập trung và định hướng công việc.
- Đánh giá kết quả và cung cấp phản hồi: MBO đặc biệt chú trọng đến việc đánh giá kết quả và cung cấp phản hồi cho các nhân viên. Kết quả được so sánh với mục tiêu đã đề ra và nhận xét được cung cấp cho nhân viên để họ biết được mức độ đạt được và cần điều chỉnh gì để cải thiện.
Ngoài ra, MBO cũng được áp dụng nguyên tắc SMART cho việc kiểm tra, xác nhận sự phù hợp của các mục tiêu:
- Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải được xác định một cách rõ ràng, cụ thể, không mơ hồ.
- Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải có thể đo lường được bằng các chỉ tiêu định lượng hoặc định tính.
- Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải đặt ra ở mức độ có thể đạt được, dựa trên năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp.
- Realistic (Thực tế): Mục tiêu phải phù hợp với thực tế, bám sát vào thị trường và môi trường kinh doanh.
- Time-bound (Thời gian thực hiện): Mục tiêu phải có thời hạn thực hiện cụ thể, rõ ràng.
Các phương pháp MBO phổ biến nhất
MBO truyền thống
Phương pháp MBO truyền thống tập trung vào mục tiêu định lượng. Phương pháp quản lý này dựa trên sự tham gia của cả cấp trên và cấp dưới trong việc thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu quả công việc.
Quy trình:
- Xác định mục tiêu chung của tổ chức
- Phân chia mục tiêu chung thành các mục tiêu cá nhân
- Lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu
- Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả
Ưu điểm:
- Đơn giản và dễ hiểu
- Tạo sự đồng thuận giữa quản lý và nhân viên
- Tăng cường sự cam kết của nhân viên
Nhược điểm:
- Tốn thời gian và công sức
- Khó khăn trong việc đo lường và đánh giá kết quả
- Không phù hợp với môi trường thay đổi nhanh chóng
MBO hiện đại
MBO hiện đại là một phương pháp quản trị tiên tiến, kết hợp hài hòa giữa mục tiêu định lượng và định tính. Phương pháp này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn trong việc quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc của nhân viên.
Quy trình:
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu chung SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) cho doanh nghiệp và phân chia mục tiêu chung thành mục tiêu cá nhân cho từng nhân viên.
- Lập kế hoạch hành động: Xác định hoạt động, trách nhiệm, thời hạn và kế hoạch dự phòng.
- Theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả, cung cấp phản hồi cho nhân viên.
- Điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch nếu cần thiết, hỗ trợ nhân viên đạt mục tiêu.
- Khen thưởng, công nhận nhân viên đạt mục tiêu, khuyến khích sáng tạo, đổi mới.
Ưu điểm:
- Xác định rõ ràng mục tiêu chung và cá nhân, từ đó tập trung nỗ lực của nhân viên vào việc đạt được mục tiêu.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc một cách khách quan, từ đó thúc đẩy nhân viên nỗ lực hoàn thành mục tiêu.
- Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình quản lý mục tiêu, từ đó tăng cường sự gắn kết và cam kết của họ với doanh nghiệp.
- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên, từ đó nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của họ.
- Cho phép điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch hành động thường xuyên để phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
Nhược điểm:
- Cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự tham gia của tất cả các bên liên quan.
- Một số mục tiêu định tính có thể khó đo lường và đánh giá một cách khách quan.
- Việc tập trung quá nhiều vào kết quả có thể tạo áp lực cho nhân viên và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của họ.
- Cần sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp, hướng đến sự cởi mở, minh bạch và tin tưởng.
MBO theo kết quả
Phương pháp quản lý MBO theo kết quả tập trung vào việc đánh giá hiệu quả công việc dựa trên kết quả đạt được, chứ không quan tâm đến quá trình thực hiện.
Quy trình:
- Xác định các kết quả chính mong muốn
- Lập kế hoạch hành động để đạt được và phân chia mục tiêu cho từng nhân viên
- Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả
Ưu điểm:
- Tập trung vào kết quả
- Dễ dàng đo lường và đánh giá
- Phù hợp với môi trường thay đổi nhanh chóng
Nhược điểm:
- Có thể tạo áp lực cho nhân viên
- Khó khăn trong việc xác định các kết quả chính mong muốn
- Không chú trọng đến hành vi của nhân viên
Quy trình của phương pháp quản trị mục tiêu MBO
- Xác định mục tiêu
Ban lãnh đạo của công ty cần xác định các mục tiêu cụ thể liên quan đến tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược kinh doanh dài hạn và ngắn hạn. Sau khi đề ra mục tiêu chung, công ty cần phân chia mục tiêu này thành những mục tiêu nhỏ hơn cho từng cá nhân và bộ phận.
Sự thành công của mục tiêu của công ty phụ thuộc vào đóng góp của từng nhân viên. Do đó, ban lãnh đạo cần có sự kiểm soát chi tiết bao gồm việc theo dõi tiến độ, đánh giá và cung cấp hỗ trợ cần thiết để đảm bảo rằng mục tiêu đạt được và tiến độ được duy trì đúng theo kế hoạch.
- Kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động là một phần quan trọng để đạt được mục tiêu. Mỗi cá nhân và bộ phận cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và quy trình để phát triển mục tiêu. Đồng thời, tuân thủ và thực hiện mục tiêu đã đề ra một cách nghiêm ngặt.
- Kiểm soát quá trình
Kiểm soát quá trình hoạt động là cách giúp cá nhân, doanh nghiệp nắm bắt được tình hình triển khai mục tiêu. Từ đó, có sự điều chỉnh và thay đổi hợp lý khi cần thiết.
- Đánh giá hiệu quả quản trị mục tiêu
Sau khi hoàn thành công việc, mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần đánh giá kết quả so với mục tiêu ban đầu. Nếu kết quả không đạt được như kỳ vọng, rất quan trọng để xem xét lại quy trình làm việc để rút ra bài học và kinh nghiệm cho tương lai. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách chinh phục mục tiêu để đạt được kết quả mong muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Ghi nhận, kết quả thành tích đạt được
Công ty nên ghi nhận thành tích và thành công của cá nhân và bộ phận để tạo động lực và phát triển toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Công ty có thể cung cấp phần thưởng, tiền thưởng, hoặc đặc quyền cho những người đã đạt được thành tích đáng kể.
Ví dụ áp dụng phương pháp quản lý MBO trong thực tế
Ví dụ 1: Doanh nghiệp trong ngành Sản xuất Ô tô
Nhằm tối ưu hóa hiệu suất dây chuyền sản xuất, một nhà sản xuất ô tô hàng đầu đã áp dụng thành công phương pháp Quản trị bằng Mục tiêu (MBO). Mục tiêu đề ra là giảm thời gian sản xuất mỗi xe từ 10 giờ xuống còn 8 giờ trong vòng 6 tháng.
- Quá trình: Để đạt được mục tiêu này, đội ngũ công nhân trên dây chuyền sản xuất cùng với các kỹ sư được trang bị công cụ và quy trình tiên tiến. Họ sát cánh hợp tác, cùng nhau đo lường tiến độ thực hiện hàng tuần và linh hoạt điều chỉnh phương thức làm việc để đảm bảo tiến độ đạt mục tiêu đề ra mỗi ngày.
- Kết quả: Dây chuyền ô tô đã đạt được những tiến bộ vượt bậc về năng suất được cải thiện và giảm chi phí sản xuất đáng kể, mang lại lợi ích kinh tế lớn.
Ví dụ 2: Trường học
Trường Trung học X đã tạo nên bước đột phá trong việc nâng cao chất lượng giáo dục bằng cách áp dụng thành công phương pháp Quản trị bằng Mục tiêu (MBO). Mục tiêu được đặt ra là tăng điểm trung bình của học sinh từ 7.5 lên 8.0 trong vòng một năm học.
- Quá trình: Giáo viên tích cực áp dụng phương pháp giảng dạy mới, tạo hứng thú và truyền cảm hứng cho học sinh trong học tập. Các em học sinh cùng đồng lòng nâng cao tinh thần trách nhiệm, tham gia học tập chăm chỉ và tích cực hơn.
- Kết quả: Thành quả đạt được đã vượt xa kỳ vọng ban đầu, điểm trung bình của học sinh không chỉ đạt 8.0 như mục tiêu đề ra mà còn tăng lên 8.2, và mang lại niềm tự hào cho nhà trường.
Ví dụ 3: Tổ chức phi lợi nhuận
Tổ chức phi lợi nhuận Y hoạt động trong lĩnh vực y tế đã áp dụng phương pháp Quản trị bằng Mục tiêu (MBO) nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng tầm vươn phục vụ cộng đồng. Y đặt mục tiêu là tăng số lượng bệnh nhân được phục vụ trong năm nay lên 20% so với năm trước.
- Quá trình: Nhóm y tế tập trung vào việc nâng cao chất lượng chuyên môn, phát triển các dịch vụ y tế hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của người bệnh. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên tư vấn tích cực tham gia vào việc tìm kiếm nguồn tài trợ, phát triển chiến lược truyền thông để nâng cao nhận thức cộng đồng về dịch vụ của Y.
- Kết quả: Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ của tập thể Y, mục tiêu đề ra đã được hoàn thành xuất sắc.
Trên đây, Nội thất văn phòng MyChair đã chia sẻ cho bạn toàn bộ thông tin liên quan đến phương pháp quản lý MBO. Hy vọng thông qua những thông tin chúng tôi cung cấp đã giúp bạn hiểu được MBO là gì, ưu nhược điểm của MBO cũng như quy trình áp dụng MBO trong doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp nhanh chóng.
