Trong thời đại mà việc truyền tải thông tin qua Internet trở nên phổ biến, việc đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của dữ liệu trong cuộc họp trực tuyến trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhưng họp trực tuyến bảo mật thông tin là gì và làm thế nào để đảm bảo thông tin của bạn an toàn khi tham gia hội họp trực tuyến? Trong bài viết này, MyChair sẽ giải đáp các thắc mắc của bạn ở dưới đây, cùng theo dõi nhé!
Họp trực tuyến bảo mật thông tin là gì?
Cuộc họp trực tuyến bảo mật thông tin là một loại cuộc họp diễn ra thông qua các nền tảng họp trực tuyến hoặc các ứng dụng và được đảm bảo rằng thông tin được trao đổi trong cuộc họp được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép của kẻ xấu. Bảo mật thông tin trong cuộc họp trực tuyến trở nên quan trọng khi bạn xử lý thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư và muốn đảm bảo rằng nó không bị đánh cắp hoặc rơi vào tay người không có quyền truy cập.
Bảo mật thông tin trong cuộc họp trực tuyến cơ bản là ngăn chặn các sự truy cập trái phép, sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa, kiểm tra, ghi lại hoặc phá hủy thông tin trong cuộc họp.
Các biện pháp để bảo mật thông tin khi họp trực tuyến
Để bảo mật thông tin khi hội họp trực tuyến, dưới đây là một số biện pháp quan trọng bạn có thể thực hiện:
Chọn nền tảng họp trực tuyến an toàn
Chọn sử dụng các nền tảng họp trực tuyến đã được chứng nhận về mặt bảo mật và có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu và xác thực người dùng. Điều này đảm bảo rằng thông tin của bạn được bảo vệ trong quá trình bạn truyền tải trong cuộc họp. Dưới đây, chúng tôi gợi ý cho bạn một số nền tảng họp trực tuyến an toàn như sau:
- Zoom Cloud Meetings
Zoom đã nâng cao tính bảo mật của nền tảng sau khi gặp một số vấn đề liên quan đến quyền riêng tư vào năm 2020. Nền tảng này cung cấp mã hóa đầu cuối end-to-end (E2EE), mã hóa truyền TLS và AES 256-bit, cùng với các tính năng bảo mật như mật khẩu phòng họp, phòng chờ và quản lý quyền truy cập.
- Google Meet
Google Meet là một nền tảng họp trực tuyến tích hợp trong Google Workspace (trước đây là Google Dou). Tương tự như Zoom, Google Meet có các tiêu chuẩn bảo mật cao và tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu quốc tế. Các tiêu chuẩn bảo mật của có thể kể đến như giao thức bảo mật tầng truyền tải gói thông tin (DTLS), giao thức truyền tải bảo mật theo thời gian thực (SRTP),…
- Microsoft Teams
Microsoft Teams là một nền tảng họp trực tuyến được tích hợp trong bộ công cụ văn phòng Microsoft 365. Nó cung cấp mã hóa truyền TLS và AES 256-bit, tính năng bảo mật như mật khẩu phòng họp, phòng chờ và quản lý quyền truy cập. Microsoft đã đưa ra nhiều cải tiến và tăng cường bảo mật cho Teams trong thời gian gần đây.
>> Xem thêm: Gợi ý các giải pháp phòng họp thông minh cho tổ chức, doanh nghiệp
Quản lý quyền truy cập
Một tính năng phổ biến là sử dụng phòng chờ. Thay vì cho phép người dùng tham gia trực tiếp vào cuộc họp, bạn có thể đặt cuộc họp trong chế độ phòng chờ. Khi có người muốn tham gia, họ sẽ được gửi vào phòng chờ và bạn có thể kiểm tra danh sách và phê duyệt người tham gia trước khi cho phép họ vào cuộc họp chính. Điều này giúp bạn kiểm soát và chắc chắn rằng chỉ những người bạn muốn mới có thể tham gia cuộc họp.
Ngoài ra, trong nền tảng họp trực tuyến, bạn cũng có thể quản lý quyền truy cập của từng người dùng. Bạn có thể cho phép người dùng tham gia vào cuộc họp với các vai trò cụ thể như người dùng chính, người tham dự hoặc người chỉ định. Các vai trò này có thể có các quyền hạn khác nhau như quyền chia sẻ màn hình, quyền điều khiển, quyền ghi âm và nhiều hơn nữa. Bằng cách điều chỉnh quyền truy cập, bạn có thể xác định rõ ràng ai có thể tham gia và những gì họ có thể làm trong cuộc họp.
Sử dụng ID và mật khẩu mạnh
Với những phần mềm hoặc ứng dụng được phép đặt mật khẩu. Hãy đặt mật khẩu cho cuộc họp và chỉ chia sẻ nó với những người mà bạn muốn tham gia. Đảm bảo mật khẩu mạnh, chứa ký tự chữ hoa, chữ thường, số và các ký tự đặc biệt trên bàn phím (chẳng hạn ký tự !, @, #, *…). Ví dụ: Hoptructuyen123@.
Để chia sẻ mật khẩu an toàn cho cuộc họp trực tuyến, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau đây:
- Sử dụng tin nhắn riêng: Gửi mật khẩu qua tin nhắn riêng cho từng người tham gia cuộc họp. Điều này đảm bảo rằng chỉ có những người được mời mới có thể biết mật khẩu.
- Sử dụng email: Gửi mật khẩu qua email, đảm bảo rằng email chỉ được gửi đến những người tham gia cụ thể. Đồng thời, hãy cẩn thận và tránh sử dụng các email công khai hoặc không bảo mật.
- Sử dụng các ứng dụng tin nhắn được mã hóa: Sử dụng các ứng dụng tin nhắn được mã hóa như Signal hoặc Telegram để gửi mật khẩu. Điều này đảm bảo tính riêng tư và an toàn của thông tin.
- Truyền mật khẩu qua cuộc gọi điện thoại: Nếu bạn tin tưởng vào việc giao tiếp trực tiếp, bạn có thể truyền mật khẩu qua cuộc gọi điện thoại riêng tư với từng người tham gia.
Kiểm soát màn hình chia sẻ
Kiểm soát quyền chia sẻ màn hình để đảm bảo rằng chỉ chủ cuộc họp hoặc người được ủy quyền mới có thể chia sẻ màn hình. Điều này giúp ngăn chặn việc chia sẻ thông tin không đáng tin cậy hoặc không phù hợp.
Khi họp trực tuyến, có thể kiểm soát màn hình chia sẻ bằng cách lựa chọn giữa chia sẻ toàn màn hình hoặc chia sẻ một tab cụ thể. Tuy nhiên, quyết định chia sẻ toàn màn hình hay chia sẻ 1 tab phụ thuộc vào nội dung mà bạn muốn chia sẻ và mục đích của cuộc họp. Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn quyết định:
- Chia sẻ toàn màn hình
Khi bạn muốn chia sẻ không chỉ nội dung trong một tab duy nhất mà còn muốn người khác xem tất cả các hoạt động trên màn hình của bạn, chẳng hạn như khi bạn muốn trình diễn một bản trình bày, một ứng dụng hoặc một quá trình làm việc cụ thể trên máy tính của bạn.
Lưu ý: Chia sẻ toàn màn hình có thể cho phép người khác xem cả các thông báo hoặc tin nhắn riêng tư trên màn hình của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn tắt hoặc ẩn các thông báo riêng tư trước khi chia sẻ màn hình.
- Chia sẻ một tab
Khi bạn muốn chia sẻ duy nhất nội dung cụ thể của một tab hoặc ứng dụng cụ thể trên trình duyệt web của bạn, chẳng hạn như một trang web, một tài liệu Google hoặc một ứng dụng trực tuyến khác. Chia sẻ một tab có thể hữu ích khi bạn muốn tập trung vào nội dung cụ thể mà bạn muốn chia sẻ và không muốn người khác xem các hoạt động khác trên màn hình của bạn.
Đào tạo người tham gia
Điều quan trọng là cần cung cấp hướng dẫn và đào tạo cho người tham gia về quy tắc bảo mật cần tuân thủ trong cuộc họp trực tuyến. Bao gồm việc không chia sẻ thông tin nhạy cảm, không mở các liên kết không rõ nguồn gốc, và cách phản ứng đúng đắn đối với các sự cố bảo mật.
Để đào tạo người tham gia cuộc họp trực tuyến về bảo mật thông tin, có thể sử dụng các hình thức đào tạo sau đây:
- Video hướng dẫn
Tạo video hướng dẫn ngắn về các khía cạnh cơ bản của bảo mật thông tin trong cuộc họp trực tuyến. Video có thể được tạo bằng cách sử dụng các công cụ ghi âm màn hình như Camtasia, hoặc quay bằng các máy quay phim chuyên nghiệp và sau đó chia sẻ video với người tham gia.
- Tài liệu hướng dẫn
Tạo tài liệu hướng dẫn đặc điểm về bảo mật thông tin trong cuộc họp trực tuyến. Tài liệu này có thể bao gồm các hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng phần mềm họp trực tuyến, quản lý quyền truy cập, chia sẻ thông tin an toàn và nhận diện các vấn đề bảo mật. Tài liệu có thể được phân phát dưới dạng tệp PDF hoặc đăng trên một trang web nội bộ của tổ chức.
- Trò chuyện trực tuyến và phiên hỏi đáp
Tổ chức một phiên trò chuyện trực tuyến hoặc phiên hỏi đáp để người tham gia có cơ hội đặt câu hỏi và trao đổi với nhau về các vấn đề bảo mật trong cuộc họp trực tuyến.
- Bài kiểm tra và đánh giá
Tạo bài kiểm tra hoặc bài tập về bảo mật thông tin và yêu cầu người tham gia hoàn thành để đánh giá hiểu biết của họ về chủ đề. Bài kiểm tra có thể được thực hiện thông qua các công cụ trực tuyến như Google Forms.
>> Xem thêm: Những kỹ năng điều hành cuộc họp quan trọng cho nhà lãnh đạo
Những phần mềm họp trực tuyến bảo mật thông tin
Có nhiều phần mềm và ứng dụng họp trực tuyến đã được phát triển để đáp ứng yêu cầu bảo mật thông tin người dùng. Dưới đây là một số phần mềm/ứng dụng phổ biến và được công nhận về mức độ bảo mật.
Zoom Cloud Meetings
Zoom đã tăng cường bảo mật sau khi gặp các vụ việc vi phạm an ninh. Nền tảng này cung cấp mã hóa dữ liệu và tính năng bảo mật như bảo vệ bằng mật khẩu, phòng chờ và quản lý quyền truy cập, cụ thể như sau:
- Mã hóa dữ liệu: Zoom sử dụng mã hóa AES-256 bit để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
- Quản lý quyền truy cập: Người tổ chức cuộc họp có thể kiểm soát quyền truy cập bằng cách yêu cầu mật khẩu cuộc họp và/hoặc sử dụng chế độ phòng chờ.
- Xác thực người dùng: Zoom hỗ trợ xác thực hai yếu tố (2FA) và tính năng kiểm tra danh tính để đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể tham gia vào cuộc họp.
- Mã hóa đầu cuối (E2EE): Dùng cho cuộc họp hiện đã có sẵn. Chủ tài khoản và quản trị viên có thể bật mã hóa đầu cuối cho các cuộc họp.
Microsoft Teams
Microsoft Teams bao gồm các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, quản lý quyền truy cập và khả năng kiểm soát cuộc họp, cụ thể như:
- Mã hóa dữ liệu: Microsoft Teams sử dụng mã hóa end-to-end (E2EE) để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
- Quản lý quyền truy cập: Người tổ chức cuộc họp có thể kiểm soát quyền truy cập bằng cách đặt mật khẩu cuộc họp, giới hạn quyền truy cập và xác thực người dùng.
- Kiểm soát cuộc họp: Teams cung cấp khả năng kiểm soát cuộc họp như kiểm soát chia sẻ màn hình, tắt tiếng và tham gia cuộc họp từ phòng chờ.
- Mã hóa đầu cuối end to end: Mã hóa E2EE trong Teams đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được mã hóa tại thiết bị của bạn và chỉ được giải mã trên thiết bị của người nhận. Dữ liệu không được giải mã trên các máy chủ của Microsoft.
Cisco Webex
Cisco Webex là một nền tảng hội họp trực tuyến có tính năng bảo mật toàn diện. Dưới đây là một số thông tin cơ bản về bảo mật của Cisco Webex:
- Mã hóa dữ liệu: Cisco Webex sử dụng mã hóa TL để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu gửi và nhận giữa các máy tính và máy chủ Webex được bảo vệ khỏi việc đánh cắp hoặc thay đổi.
- Xác thực đa yếu tố: Cisco Webex hỗ trợ xác thực đa yếu tố để tăng cường bảo mật đăng nhập. Bằng cách sử dụng xác thực hai yếu tố hoặc xác thực đa yếu tố khác, người dùng cần cung cấp thông tin xác thực bổ sung, ngoài mật khẩu, để truy cập vào tài khoản Webex.
- Mã hóa cuộc họp: Cisco Webex sử dụng mã hóa cuộc họp bằng giao thức AES 256-bit để bảo vệ tính riêng tư và bảo mật của cuộc họp trực tuyến. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu cuộc họp chỉ có thể được giải mã bởi các thành viên tham gia.
- Chế độ tắt microphone và camera: Người dùng có quyền kiểm soát việc bật/tắt microphone và camera của mình trong cuộc họp và hội nghị trực tuyến.
Google Meet
Google Meet là một dịch vụ họp trực tuyến của Google. Các tính năng bảo mật của Google Meet bao gồm:
- Mã hóa dữ liệu: Google Meet sử dụng mã hóa TLS và DTLS để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải.
- Quản lý quyền truy cập: Người tổ chức cuộc họp có thể quản lý quyền truy cập bằng cách yêu cầu mật khẩu cuộc họp và/hoặc sử dụng chế độ phòng chờ.
- Xác thực người dùng: Google Meet hỗ trợ xác thực người dùng thông qua tài khoản Google và xác minh hai yếu tố(2FA) để đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể tham gia vào cuộc họp.
Trên đây là những chia sẻ của Nội thất văn phòng cao cấp MyChair về họp trực tuyến bảo mật thông tin. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi, bạn đã có cái nhìn tổng quát và nắm bắt được các thông tin cần thiết cũng như chọn cho mình được phần mềm họp bảo mật thông tin phù hợp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, hãy bình luận phía dưới bài viết để được hỗ trợ giải đáp. Đừng quên cập nhật website của chúng tôi thường xuyên để đọc những tin tức bổ ích!
