Hiện nay, việc quản lý cuộc họp có thể trở thành một thách thức đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong môi trường làm việc ngày càng phức tạp và đa dạng. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý cuộc họp đã trở thành một công cụ quan trọng trong nhiều tổ chức. Trong bài viết này, MyChair sẽ giới thiệu đến bạn những phần mềm quản lý cuộc họp phổ biến và những tiện ích của chúng trong doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý cuộc họp là gì?
Phần mềm quản lý cuộc họp là một ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm được thiết kế để giúp tổ chức và quản lý mọi khía cạnh của cuộc họp, từ việc lên lịch họp, quản lý danh sách tham gia, theo dõi tài nguyên và phòng họp, đến tạo lịch trình cuộc họp, gửi thông báo và lời mời, theo dõi sự hiện diện của những người tham gia.
Phần mềm này có thể tích hợp với các ứng dụng khác nhau như email và nền tảng họp trực tuyến để tạo một quy trình làm việc thông suốt và hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý và theo dõi cuộc họp. Nhờ công cụ này, nhân viên sẽ có thể dễ dàng kiểm soát thông tin về từng phòng và tiết kiệm thời gian đáng kể với khả năng thực hiện các thao tác đơn giản và nhanh chóng thông qua máy tính hoặc điện thoại. Hơn nữa, công cụ này còn giúp tránh sự trùng lặp và chồng chéo giữa các cuộc họp; loại bỏ tình trạng nhân sự quên lịch họp, không nắm bắt được nội dung và mục tiêu cuộc họp.
Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý lịch họp
Các phần mềm quản lý cuộc họp nhìn chung được trang bị các tính năng cơ bản sau:
- Lên lịch cuộc họp: Người dùng có thể chọn ngày, giờ và địa điểm tổ chức cuộc họp, và gửi lời mời đến các thành viên tham gia.
- Quản lý nội dung, tài liệu, trao đổi, biểu quyết,… của cuộc họp
- Gửi lời mời và các thông báo tự động
- Đồng bộ lịch trình
- Nhắc nhở và thông báo
- Ghi chú và chia sẻ thông tin
- Ghi lại và báo cáo sau cuộc họp
- Nâng cao chất lượng cuộc họp.
Những phần mềm quản lý cuộc họp tốt nhất 2023
Phần mềm quản lý cuộc họp FastWork Meeting
FastWork Meeting nằm trong bộ phần mềm quản lý nội bộ FastWork Office +. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý cuộc họp theo quy trình chuyên nghiệp theo từng giai đoạn: chuẩn bị cuộc họp, tiến hành họp và kết thúc cuộc họp. Ở mỗi giai đoạn trong cuộc họp cần có gì, cần làm như thế nào, cần thực hiện những nhiệm vụ như thế nào, tất cả đều khái quát và cụ thể hoá trên phần mềm.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Tổ chức cuộc họp | Sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp FastWork Meeting, người dùng có thể thiết lập cuộc họp với các thông tin cụ thể như: tên, thời gian, địa điểm, người tham gia, vai trò của người tham gia, thêm các tài liệu liên quan trong cuộc họp,… |
| Quản lý cuộc họp | Người dùng có thể tìm kiếm các thông tin trong cuộc họp theo giờ/ngày/tuần/tháng/năm hoặc tìm kiếm theo nhân sự, mã phòng họp. |
| Quản lý người tham gia | Theo dõi tình trạng xác nhận, từ chối tham gia của nhân viên và khách mời. |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Tự động gửi thông báo về các thay đổi, tới người tham gia và gửi biên bản, ban hành thông báo sau cuộc họp. |
| Quản lý nội dung họp | Checklist tiến trình họp, đính kèm báo cáo, tài liệu để các thành viên nắm được trước khi vào họp |
| Ban hành biên bản | Thư ký gửi kết luận của cuộc họp qua thông báo nội bộ. Có thể cấu hình duyệt trước khi ban hành. |
| Phân quyền theo vai trò | Phần mềm cho phép phân quyền theo vai trò: người tổ chức, người chủ trì, thư ký, người tham gia. |
| Thăm dò ý kiến | Tạo Poll thăm dò ý kiến ngay trên giao diện cuộc họp |
>> Xem thêm tại đây
Phần mềm quản lý Base Meeting
Base Meeting nằm trong bộ phần mềm quản lý nội bộ Base Work +. Đây là phần mềm lên kế hoạch làm việc hiệu quả dành cho các doanh nghiệp được cung cấp bởi Công ty cổ phần Base Enterprise. Tất cả các ứng dụng trên Base đều cho phép sử dụng mượt mà trên đa nền tảng như: trình duyệt website, smartphone (iOS hoặc Android), tablet hoặc ứng dụng trên desktop. Tất cả các ứng dụng chính đều hỗ trợ đa ngôn ngữ (Tiếng Việt, English) và được cải tiến liên tục.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Tạo cuộc họp đầy đủ nhanh chóng | Dễ dàng tạo cuộc họp với đầy đủ thông tin , mục tiêu, hành động cần chuẩn bị, thành viên tham gia cuộc họp. |
| Thuận tiện trao đổi và tương tác trong cuộc họp | Chat và trao đổi trực tiếp trong cuộc họp trên ứng dụng. |
| Tạo ghi chú | Tạo ghi chú và chia sẻ ghi chú với các thành viên tham gia |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Tự động nhắc nhở về cuộc họp qua thông báo và email. Các thông tin và quyết định quan trọng của cuộc họp sẽ được gửi đến những người tham gia. |
| Quản lý nội dung họp | Checklist tiến trình họp, đính kèm báo cáo, tài liệu để các thành viên nắm được trước khi vào họp |
| Tính năng hỗ trợ phù hợp cho các cuộc họp dưới 2 dạng | Offline và Online |
| Liên kết với Base Booking | Dễ dàng đặt phòng cho cuộc họp |
>> Xem chi tiết TẠI ĐÂY
Phần mềm quản lý phòng họp MISA AMIS
Phần mềm quản lý cuộc họp MISA AMIS là một sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA phát hành. MISA AMIS là một phần mềm quản lý cuộc họp được phát triển với mục tiêu cung cấp giải pháp toàn diện và hiệu quả cho việc tổ chức và quản lý cuộc họp. Phần mềm này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, trong việc tăng cường hiệu suất và sự tương tác trong quá trình họp.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Đặt phòng tức thời | Dễ dàng tự đặt phòng chỉ với vài thao tác đơn giản: Chọn phòng, thời gian, mô tả và thành viên tham gia |
| Tìm phòng nhanh chóng | Nhanh chóng và dễ dàng tìm phòng theo đúng yêu cầu: Địa điểm, thời gian, chức năng,… |
| Liên kết thành viên | Tự động gửi email thông báo và cập nhật vào lịch cá nhân thành viên tham gia vào cuộc họp |
| Tối đa hóa hiệu quả | Tự động hiển thị thông tin phòng trống và cho phép đồng nghiệp sử dụng tức thời |
| Cập nhật trạng thái tức thời | Tự động hiển thị trạng thái phòng vẫn đang được sử dụng khi thành viên chưa checkout |
| Đặt phòng mọi lúc mọi nơi | Dễ dàng quản lý đặt phòng của bạn mọi lúc, mọi nơi với AMIS |
>> Xem chi tiết TẠI ĐÂY
Phần mềm quản lý phòng họp E-Office IT CloudSea
Phần mềm E-Office IT CloudSea là phần mềm quản lý phòng họp bằng việc lưu trữ lại toàn bộ dữ liệu đặt chỗ của các phòng ban trong công ty. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ đặt phòng trực tuyến, lên lịch các buổi họp một cách linh động giúp doanh nghiệp tối ưu khả năng quản lý.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Đặt phòng tức thời | Dễ dàng tự đặt phòng chỉ với vài thao tác đơn giản: Chọn phòng, thời gian, mô tả và thành viên tham gia |
| Tìm phòng nhanh chóng | Nếu phòng đã được đặt, hệ thống sẽ thông báo cho bạn biết |
| Liên kết thành viên tham gia cuộc họp | Cho phép gửi thông báo qua email và cập nhật vào lịch cá nhân của thanh viên tham gia cuộc họp. Hệ thống sẽ hiển thị ngày, giờ và các thông tin quan trọng ngay thi bạn vừa cập nhật |
| Cập nhật trạng thái tức thời | Cho phép hủy đặt phòng, hiển thị phòng đang trống |
| Quản lý nội dung cuộc họp | Hỗ trợ checklist tiến trình họp, đính kèm báo cáo, các tài liệu để cách thành viên nắm được nội dung trước khi vào họp |
| Quản lý người tham gia | Theo dõi và xác nhận kịp thời sự tham gia họp của các thành viên và khách mời |
Phần mềm quản lý cuộc họp CoDX
Một trong những giải pháp quản lý phòng họp không thể không kể đến đó là phần mềm của CoDX. Sở hữu những tính năng vượt trội, phần mềm quản lý phòng họp CoDX – giúp các doanh nghiệp linh động trong tối ưu khả năng quản lý và sắp xếp phòng họp.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Thiết lập danh sách các phòng họp hiện có với các thông tin cơ bản | Thiết lập danh sách các phòng họp hiện có với các thông tin cơ bản như: phòng, vị trí, sức chứa, trang thiết bị hiện có |
| Thiết lập quy trình | Thiết lập quy trình duyệt phòng họp |
| Quản lý tình trạng sử dụng phòng theo sơ đồ | Cho phép bạn thêm lịch họp, sửa lịch họp, duyệt lịch họp, hủy lịch họp,… |
| Cập nhật trạng thái tức thời | Hiển thị trạng thái sử dụng phòng cho người đặt biết slot còn trống có thể booking Báo cáo thống kê công suất các phòng họp |
| Quản lý nội dung cuộc họp | Cho phép đính kèm tài liệu và phân quyền file đính kèm |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho từng thành viên thông qua email |
>> Xem chi tiết và download phần mềm TẠI ĐÂY
Phần mềm quản lý phòng họp CloudMERO
CloudMERO là giải pháp cách mạng cho mọi cuộc họp doanh nghiệp. Họp trực tuyến và quản lý cuộc họp với công nghệ điện toán đám mây của CloudMERO. Phần mềm này hỗ trợ quản lý các phòng họp vật lý và trực tuyến, bên cạnh đó còn chinh phục được các khách hàng khó tính tại nhiều nước trên thế giới như Nhật Bản và Australia.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Tổ chức cuộc họp nhanh chóng | Người dùng có thể thiết lập cuộc họp với các thông tin cụ thể như: tên, thời gian, địa điểm, người tham gia, vai trò của người tham gia, thêm các tài liệu liên quan trong cuộc họp,… |
| Dễ dàng quản lý tài nguyên | Người quản trị có thể dễ dàng quản lý tài nguyên như phòng họp và các trang thiết bị của phòng họp cũng như người dùng trên toàn hệ thống |
| Dễ dàng tham gia họp trực tuyến | Phần mềm CloudMERO cho phép bạn có thể mời khách vào tham gia họp trực tuyến một cách nhanh chóng chỉ với một đường link |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho từng thành viên thông qua email/SMS |
>> Xem chi tiết TẠI ĐÂY
Phần mềm VT Meeting
VT Meeting được phát triển trên nền tảng Microsoft SharePoint. Phần mềm này cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để giám sát các quá trình quản lý và vận hành phòng họp
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Đặt phòng tức thời | Dễ dàng tự đặt phòng chỉ với vài thao tác đơn giản: Chọn phòng, thời gian, mô tả và thành viên tham gia |
| Tối đa hóa hiệu quả | Tự động hiển thị thông tin phòng trống và cho phép đồng nghiệp sử dụng tức thời |
| Dễ dàng quản lý tài nguyên | Người quản trị có thể dễ dàng quản lý tài nguyên như phòng họp và trang thiết bị của phòng họp cũng như người dùng trên toàn hệ thống |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho từng thành viên thông qua email/SMS |
| Dễ dàng tham gia họp trực tuyến | Phần mềm VT Meeting cho phép bạn có thể mời khách vào tham gia họp trực tuyến một cách nhanh chóng chỉ với một đường link |
| Loại bỏ các lỗi phát sinh | Loại bỏ các lỗi phát sinh thường gặp như trùng phòng, thiếu phòng,… |
>> Xem chi tiết phần mềm và download TẠI ĐÂY
Phần mềm quản lý phòng họp FlexOS
Phần mềm quản lý cuộc họp FlexOS là giải pháp tiện ích giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp lịch họp, chủ động thông báo danh sách nhân sự đã tham dự. Ngoài ra phần mềm cũng hỗ trợ tra cứu thời gian rảnh của nhân viên, quản lý và sắp xếp lịch họp phù hợp.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Dễ dàng quản lý tài nguyên | Kiểm tra chặt chẽ và chi tiết tình trạng của các phòng họp, hỗ trợ tra cứu thông tin rảnh của phòng ban, khách hàng. |
| Dễ dàng đặt phòng | Có thể đặt phòng, đặt lịch họp từ xa một cách đơn giản ngay trên PC, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho từng thành viên thông qua email. |
| Phân quyền theo vai trò | Kiểm soát quyền truy cập của các nhân viên trên hệ thống của FlexOS |
Ứng dụng quản lý cuộc họp Yarooms
Phần mềm quản lý đặt phòng họp Yaroom cho phép người sử dụng liên kết với Outlook và Google Calendar, … để nhân viên thuận lợi cho quá trình quản lý công việc. Thông qua phần mềm, nhân viên có thể nhanh chóng nắm được tình hình của phòng họp và tiến hành các bước đăng ký và quản lý phòng họp một cách dễ dàng.
Những tính năng nổi bật của phần mềm được thể hiện trong bảng dưới đây
| Kết nối với ứng dụng khác | Cho phép người dùng kết nối với Outlook và Google Calendar từ đó sắp xếp công việc thuận tiện hơn. |
| Dễ dàng quản lý tài nguyên | Dễ dàng nắm được tình trạng thực của phòng và thực hiện các thao tác đăng ký lịch họp một cách nhanh chóng. |
| Dễ dàng đặt phòng | Có thể đặt phòng, đặt lịch họp từ xa một cách đơn giản ngay trên máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh |
| Gửi thông báo và nhắc nhở tự động | Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho từng thành viên thông qua email. |
| Phân quyền theo vai trò | Phân quyền cho người đặt tại chỗ. Chẳng hạn như cấp quản lý sẽ được ưu tiên hơn nhân viên khi đặt phòng. Hoặc có một số phòng họp chỉ có thể cấp quản lý mới có thể đặt chỗ |
>>Link tải cho Android tại đây
>>Link tải cho IOS tại đây
>> Xem thêm: Bật mí các phần mềm họp trực tuyến bảo mật thông tin người dùng
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng quản lý phòng họp
- Tăng cường hiệu suất và sự tổ chức
Các ứng dụng quản lý phòng họp giúp tổ chức và lên lịch cuộc họp một cách hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng xem và đặt lịch cuộc họp, gửi lời mời đến các thành viên tham gia, và quản lý tài liệu và tài nguyên liên quan đến cuộc họp. Điều này giúp tăng cường sự tổ chức, giảm thiểu sự xung đột và đảm bảo rằng các cuộc họp được diễn ra đúng giờ và hiệu quả.
- Tiết kiệm thời gian và công sức
Bằng cách sử dụng các ứng dụng quản lý phòng họp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý các công việc liên quan đến cuộc họp. Thay vì phải gửi email hoặc gọi điện để đặt lịch và xác nhận cuộc họp, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng để thực hiện các nhiệm vụ này một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Tăng cường tương tác và sự kết nối
Các ứng dụng quản lý phòng họp thường cung cấp tính năng tương tác, cho phép người dùng chia sẻ thông tin, tài liệu và ý kiến trong quá trình cuộc họp. Điều này tạo điều kiện cho sự tương tác tích cực giữa các thành viên tham gia và tăng cường sự kết nối trong tổ chức.
- Quản lý tài nguyên hiệu quả
Các ứng dụng quản lý phòng họp cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài nguyên như phòng họp, thiết bị, và nguồn nhân lực. Điều này giúp đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách tối ưu và tránh lãng phí.
- Thống kê và phân tích
Các ứng dụng quản lý phòng họp thường cung cấp các tính năng thống kê và phân tích, cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu suất và hoạt động của các cuộc họp. Thông qua việc thu thập dữ liệu về số lượng cuộc họp, thời gian, tham gia, và các chỉ số khác, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định thông minh và cải thiện quá trình tổ chức cuộc họp trong tương lai.
Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ tới bạn những phần mềm quản lý cuộc họp tốt, chất lượng, an toàn. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào, hãy bình luận phía dưới bài viết này. Ngoài ra, đừng quên cập nhật website https://mychair.vn/ của chúng tôi thường xuyên để xem những tin tức bổ ích nhất!
>> Có thể bạn quan tâm:
5 thiết bị cho phòng họp trực tuyến cần thiết cho tổ chức, doanh nghiệp
Bật mí những tips xử lý tình huống trong cuộc họp mà nhà lãnh đạo cần có
Cách setup phòng họp trực tuyến và những lưu ý bạn cần quan tâm
Nâng cao trải nghiệm với giải pháp âm thanh phòng họp chuyên nghiệp
