Bạn đang tìm kiếm một công việc đòi hỏi sự tổ chức, tỉ mỉ và khả năng giao tiếp tốt? Vậy, nghề Điều phối viên (Coordinator) có thể là lựa chọn phù hợp cho bạn. Điều phối viên đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành trơn tru của nhiều bộ phận khác nhau, đảm bảo dự án hay sự kiện diễn ra đúng tiến độ và mục tiêu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết điều phối viên là gì, mô tả công việc của điều phối viên, các kỹ năng cần thiết cũng như mức lương trung bình của vị trí này ngay trong bài viết dưới đây.
Điều phối viên là gì?
Điều phối viên (Coordinator) là người đóng vai trò kết nối, phối hợp các nguồn lực (con người, vật tư, thông tin) để đạt được mục tiêu chung. Họ thường hoạt động trong một môi trường năng động, nhiều đầu việc, đòi hỏi khả năng tổ chức, lên kế hoạch, quản lý thời gian hiệu quả.
Điều phối viên có thể làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như điều phối dự án, điều phối vận hành, điều phối chương trình sự kiện, điều phối chăm sóc khách hàng. Tùy thuộc vào lĩnh vực cụ thể, các nhiệm vụ và yêu cầu kỹ năng của Điều phối viên sẽ có sự khác biệt.
Mô tả chi tiết công việc của điều phối viên
Công việc đối nội
Khi thực hiện nhiệm đối nội, điều phối viên sẽ phải tiến hành các công việc sau:
- Phối hợp với các phòng ban và bộ phận liên quan đến dự án đang triển khai để hoàn thành công việc nội bộ.
- Xây dựng kế hoạch cho các dự án đã được ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Kế hoạch này cần được xác định rõ ràng, đầy đủ và chi tiết, vì một kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho việc vận hành và triển khai dễ dàng hơn và mang lại hiệu quả cao.
- Tiếp nhận phản hồi từ quá trình triển khai dự án, xem xét kết quả của dự án và thực hiện các điều chỉnh kịp thời khi dự án gặp sự cố hoặc sai sót.
- Thường xuyên báo cáo tiến độ công việc để đánh giá hiệu suất công việc hiện tại và định hướng cho công việc tiếp theo.
Nhiệm vụ đối ngoại
Một nhân viên điều phối có trách nhiệm kết nối và liên hệ với đối tác và khách hàng để thực hiện các hoạt động bên ngoài doanh nghiệp như sau:
- Xây dựng chính sách và triển khai các hoạt động tại môi trường làm việc không gian.
- Hỗ trợ và hợp tác với các đối tác doanh nghiệp trong tổ chức công việc.
- Thực hiện và hỗ trợ dự án tại các doanh nghiệp đối tác.
- Cùng triển khai và xây dựng chương trình liên kết nhằm mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Các kỹ năng cần thiết của chuyên viên điều phối
Kỹ năng điều phối
Một điều phối viên không thể thiếu kỹ năng điều phối công việc. Kỹ năng này phản ánh trong việc nhân viên biết phân bổ và phân chia công việc cho mỗi thành viên một cách hợp lý, công bằng và phù hợp với năng lực của từng người. Đồng thời, điều phối viên cũng khích lệ và tạo động lực để mỗi cá nhân làm việc tốt nhất trong khả năng của họ, từ đó hoàn thành số lượng công việc lớn trong thời gian ngắn.
Kỹ năng hướng dẫn
Trong vai trò điều phối, công việc liên tục thay đổi với các đầu việc và nhiệm vụ khác nhau. Một trong những nhiệm vụ của điều phối viên là hướng dẫn nhân viên mới trong việc thực hiện các công việc đang được triển khai trong dự án. Người điều phối cần có khả năng giải thích và hướng dẫn một cách tốt nhất để giúp mỗi nhân viên hiểu và thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chính xác.
Kỹ năng quản lý thời gian
Thời gian luôn được coi là vàng là bạc đối với bất kỳ công việc hay dự án nào. Chuyên viên điều phối cần phải phân bổ thời gian, sắp xếp nguồn nhân lực và hoàn thành công việc theo lịch trình đã được quy định trước đó để không lãng phí thời gian.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp cũng là một kỹ năng cần thiết của một điều phối viên. Bởi tính chất công việc đòi hỏi điều phối viên phải giao tiếp với nhân viên và các đối tác khác nhau. Nếu giao tiếp không rành mạch sẽ dẫn đến sự hiểu nhầm hoặc đối tác không hiểu được ý muốn của họ. Ngoài ra, điều phối viên đảm nhiệm vai trò tổng hợp, triển khai cuộc họp và giải đáp thắc mắc của mọi thành viên. Vì vậy đây là năng mà người điều phối viên cần có.
Kỹ năng làm việc nhóm
Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với đồng nghiệp và các bộ phận khác để lập kế hoạch và thực hiện công việc. Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, không thể giữ cái tôi quá cao vì điều này có thể gây xích mích và bất hòa giữa mọi người. Thay vào đó, người điều phối cần biết cách lắng nghe và đánh giá ý kiến của người khác.
Một số vị trí chuyên viên điều phối phổ biến nhất hiện nay
Chuyên viên điều phối đơn hàng
Chuyên viên điều phối đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm quản lý và giám sát tất cả các khâu trong quá trình này, từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng cho khách hàng.
Nhiệm vụ chính của họ bao gồm:
- Nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng qua các kênh bán hàng khác nhau như website, email, điện thoại,…
- Xác minh thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng kho hàng, lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và báo giá cho khách hàng.
- Cập nhật tình trạng đơn hàng cho khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
- Theo dõi số lượng hàng hóa trong kho, cập nhật thông tin kho hàng và báo cáo cho cấp trên.
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng về đơn hàng, xử lý các khiếu nại và đổi trả hàng hóa
Chuyên viên điều phối vận tải
Điều phối viên vận tải là người chịu trách nhiệm quản lý và giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến. Họ đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng thời hạn, an toàn và hiệu quả nhất.
Nhiệm vụ của chuyên viên điều phối vận tải:
- Xác định phương thức vận chuyển phù hợp (đường bộ, đường thủy, đường hàng không), lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải, lập kế hoạch маршрут và thời gian vận chuyển.
- Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ vận tải uy tín, có giá cả cạnh tranh và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
- Thương lượng giá cả với nhà cung cấp dịch vụ vận tải và ký kết hợp đồng vận chuyển.
- Theo dõi vị trí hàng hóa, cập nhật tình trạng vận chuyển cho khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
- Lập hồ sơ, chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Báo cáo kết quả vận chuyển cho cấp trên và khách hàng.
Chuyên viên điều phối xuất nhập khẩu
Điều phối viên xuất nhập khẩu là người đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm quản lý và giám sát tất cả các khâu trong quá trình xuất nhập khẩu, từ khi nhận đơn hàng đến khi hoàn tất thủ tục hải quan và giao hàng cho khách hàng.
Nhiệm vụ của chuyên viên điều phối xuất nhập khẩu:
- Nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá trị, phương thức thanh toán và vận chuyển.
- Chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho thủ tục hải quan, bao gồm tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, chứng thư xuất xứ,…
- Theo dõi tiến độ thông quan hàng hóa, cập nhật thông tin cho khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.
- Phối hợp với các bên liên quan như nhà cung cấp, hãng tàu, công ty vận chuyển, đại lý hải quan để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
- Nắm bắt các quy định mới nhất về luật pháp và quy định xuất nhập khẩu để đảm bảo thực hiện đúng quy định.
Chuyên viên điều phối y tế
Điều phối viên y tế đảm nhiệm vai trò quản lý và giám sát các hoạt động y tế diễn ra suôn sẻ và hiệu quả bao gồm:
- Đảm bảo các bác sĩ, y tá và các chuyên gia y tế khác có đủ thời gian để khám và điều trị cho bệnh nhân.
- Thu thập, lưu trữ và truy xuất hồ sơ bệnh án của bệnh nhân.
- Điều phối việc chuyển khoa cho bệnh nhân
- Cung cấp thông tin về tình trạng sức khỏe của bệnh nhân và các dịch vụ y tế available.
- Hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu y khoa trong việc thực hiện các nghiên cứu.
Chuyên viên điều phối kho
Điều phối viên kho hàng là người hỗ trợ giám sát và điều hành các hoạt động diễn ra trong kho, đảm bảo lưu trữ, vận chuyển hàng hóa an toàn, hiệu quả.
Nhiệm vụ của chuyên viên điều phối kho hàng bao gồm:
- Quản lý hồ sơ và lưu trữ: Cập nhật và quản lý hồ sơ liên quan đến hàng hóa xuất nhập kho, theo dõi tình trạng tồn kho chính xác.
- Giám sát và xử lý đơn hàng: Kiểm tra đơn đặt hàng, phối hợp việc lấy, đóng gói và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu.
- Hỗ trợ giao nhận hàng: Làm việc với nhân viên giao nhận, đảm bảo hàng hóa được xếp dỡ và vận chuyển đúng cách.
- Báo cáo và cập nhật tình hình kho: Báo cáo định kỳ về tình hình xuất nhập kho, tồn kho cho cấp trên.
Chuyên viên điều phối ngân hàng
Điều phối viên Ngân hàng (Banking Coordinator) là người đóng vai trò hỗ trợ chính cho các hoạt động giao dịch của khách hàng tại ngân hàng. Họ làm việc như cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận khác, đảm bảo mọi vấn đề được giải quyết hiệu quả và kịp thời.
Chi tiết nhiệm vụ của điều phối viên ngân hàng như sau:
- Hỗ trợ giao dịch ngân hàng: Giúp xử lý các nghiệp vụ giao dịch của khách hàng như mở tài khoản, chuyển tiền, thanh toán hóa đơn.
- Xử lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu: Kiểm tra và xử lý hồ sơ khách hàng, cập nhật thông tin tài khoản chính xác, kịp thời.
- Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng: Trả lời câu hỏi, giải quyết các vấn đề liên quan đến tài khoản và dịch vụ ngân hàng.
- Báo cáo và theo dõi nghiệp vụ: Báo cáo các hoạt động giao dịch, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ để đảm bảo hiệu quả công việc.
- Hỗ trợ các phòng ban khác: Phối hợp với các phòng ban khác trong ngân hàng để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Chuyên viên điều phối sự kiện
Chuyên viên điều phối sự kiện là người có trách nhiệm quản lý và điều phối công tác chuẩn bị cho các sự kiện chung.
Khác với nhân viên điều phối trong công ty, nhân viên điều phối sự kiện thường làm việc tự do và được thuê cho các loại sự kiện khác nhau. Từ đám cưới, lễ khai trương, sự kiện công ty đến chương trình giải trí và lễ trao giải, mọi sự kiện đều cần một người điều phối để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Công việc của một điều phối viên sự kiện thường rất phức tạp và bao gồm:
- Điều phối âm thanh, ánh sáng, MC, sân khấu,… theo kịch bản chương trình để tạo sự liên kết và hài hòa.
- Lập kế hoạch tổ chức và sắp xếp chi tiết cho từng vị trí trong sự kiện.
- Phối hợp với các phương tiện truyền thông và báo chí.
- Sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời tại sự kiện.
Chuyên viên điều phối hành chính
Chuyên viên điều phối hành chính là người hỗ trợ các hoạt động hành chính văn phòng, đảm bảo văn phòng vận hành trơn tru và hiệu quả. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự suôn sẻ của các hoạt động khác trong công ty.
Nhiệm vụ chính của Điều phối viên Hành chính:
- Quản lý văn phòng phẩm và vật dụng: Đặt hàng, theo dõi và quản lý vật tư văn phòng, đảm bảo nguồn cung cấp đầy đủ cho hoạt động của nhân viên.
- Hỗ trợ sắp xếp lịch họp và đi công tác: Lên lịch họp, đặt phòng họp, sắp xếp lịch trình đi công tác và đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên.
- Tiếp đón khách: Đón tiếp khách hàng, đối tác đến thăm văn phòng, xử lý các yêu cầu ban đầu.
- Quản lý tài liệu và hồ sơ: Lưu trữ, phân loại và cập nhật các tài liệu hành chính của công ty.
- Điều hành hoạt động thư tín: Soạn thảo, gửi và tiếp nhận thư tín, email, fax cho công ty.
- Hỗ trợ các phòng ban khác: Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo yêu cầu của phòng ban hoặc cấp trên.
Chuyên viên điều phối dự án
Chuyên viên điều phối dự án là người đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ quản lý dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách và mục tiêu đề ra. Họ hỗ trợ điều phối các nguồn lực cần thiết, theo dõi tiến trình dự án, và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Nhiệm vụ chính của Điều phối viên Dự án:
- Lập kế hoạch và phân công công việc: Phân tích và chia nhỏ các đầu mục công việc trong dự án, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
- Theo dõi tiến độ: Giám sát và cập nhật tình trạng thực hiện của từng công việc, báo cáo tiến độ dự án cho Quản lý Dự án.
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ, phân phối và cập nhật các tài liệu liên quan đến dự án.
- Giải quyết vấn đề: Xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
- Điều phối giao tiếp: Duy trì luồng thông tin giữa các bên liên quan trong dự án, đảm bảo mọi người nắm được tiến độ và các thay đổi.
- Báo cáo và cập nhật tình hình: Báo cáo thường xuyên về tình hình dự án, bao gồm tiến độ, ngân sách và các rủi ro tiềm ẩn.
Cập nhật mức lương của điều phối viên năm 2024
Tại thị trường Việt Nam, nhu cầu tuyển dụng điều phối viên khá cao. Theo thông tin từ các doanh nghiệp đăng tuyển điều phối viên có thu nhập trung bình dao động từ 8.000.000 VND đến 15.000.000 VND/tháng. Tuy nhiên, mức lương này có thể thay đổi tùy thuộc vào khả năng của từng cá nhân, thời gian làm việc và loại hình công việc mà họ đảm nhận.
- Điều phối viên đơn hàng 7.000.000 VND – 13.000.000 VND/tháng
- Điều phối viên vận tải 6.000.000 VND – 12.000.000 VND/tháng
- Nhân viên điều phối khó 7.000.000 VND – 15.000.000 VND/tháng
- Điều phối viên dự án dao động từ 8.000.000 VND – 30.000.000 VND/tháng
- Chuyên viên điều phối xuất nhập khẩu 7.000.000 VND – 20.000.000 VND/tháng
Trên đây, Nội thất văn phòng MyChair đã chia sẻ đến cho bạn những thông tin liên quan tới điều phối viên, cùng với đó là công việc, các kỹ năng cần có của một chuyên viên điều phối. Với những thông tin này hy vọng rằng nó hữu ích đối với bạn. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào hãy để lại bình luận dưới bài viết để được chuyên viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất.
