Hiện nay phần mềm tính lương cho nhân viên được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Vậy thì phần mềm tính lương nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng MyChair tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Phần mềm tính lương là gì?
Phần mềm tính lương (Payroll Software) là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình tính lương và trả lương cho nhân viên một cách hiệu quả. Đây được coi là một trợ thủ đắc lực cho bộ phận hành chính nhân sự, C&B và kế toán, phần mềm tính lương cung cấp nhiều tính năng đa dạng như tạo phiếu lương, tính lương theo công thức và quản lý bảng lương.
Các phân hệ trong phần mềm tính lương
Các phân hệ trong phần mềm máy tính lương được thiết kế với các module riêng biệt, cung cấp chức năng và phục vụ cho từng phòng ban khác nhau trong công ty. Dưới đây là một số phân hệ cơ bản thường có trong phần mềm quản lý lương:
- Phân hệ nhân sự: Đây là phân hệ quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý lương và thưởng. Nó chứa thông tin cá nhân của nhân viên như họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, số CMND, tài khoản ngân hàng, vị trí công việc, mức lương cơ bản, ngày check-in/out…
- Phân hệ chấm công: Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên hàng ngày và hàng tháng, bao gồm số ngày làm việc, số giờ công, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không lương… Thông tin này giúp xác định mức lương của nhân viên trong một tháng một cách chính xác.
- Phân hệ kết quả công việc: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí khác nhau như doanh số bán hàng, số sản phẩm hoàn thành, chất lượng dịch vụ…
- Phân hệ bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN và các khoản trừ khác: Tính toán các khoản đóng góp bắt buộc của nhân viên và doanh nghiệp vào các quỹ bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp…; tính toán thuế thu nhập cá nhân của nhân viên theo quy định của pháp luật; tính toán các khoản trừ khác theo yêu cầu của doanh nghiệp và nhân viên. Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính lương thủ công, việc thay đổi quy chế lương theo chính sách mới của Nhà nước sẽ trở nên phức tạp.
Các tính năng chính của phần mềm quản lý lương
Một số tính năng cơ bản của phần mềm tính toán bảng lương gồm:
- Thiết lập công thức và chính sách tính lương
- Tính lương tự động
- Xuất báo cáo bảng lương
- Phân quyền chuyên sâu và bảo mật dữ liệu
- Trao đổi và phê duyệt bảng lương trực tuyến
- Quản lý thông tin nhân sự
- Kết nối trực tuyến bất kỳ thiết bị kết nối internet
Lợi ích của phần mềm tính lương
Tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Theo nghiên cứu của Cognizant (Tập đoàn đa quốc gia của Mỹ cung cấp các dịch vụ CNTT, bao gồm các dịch vụ kỹ thuật số, công nghệ, tư vấn và vận hành thông tin) trong quy trình làm việc của nhiều doanh nghiệp và tổ chức, chỉ có 25% – 40% là tự động hóa. Và mỗi nhân viên dành đến 22% thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại, gây ra sự lãng phí. Ví dụ cho hoạt động lặp đi lặp lại đó là sự tính lương, tổng hợp và tạo phiếu lương thủ công.
Thêm nữa, theo số liệu của Financesonline (trang web đánh giá phần mềm hàng đầu thế giới) công bố phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm 80% các chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí sai sót lương trong doanh nghiệp.
Như vậy, việc áp dụng phần mềm máy tính lương giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa tài nguyên. Điều này đồng nghĩa với việc cải thiện hiệu quả quản trị và vận hành toàn diện của doanh nghiệp.
Giảm sự sai sót khi tính toán bảng lương cho nhân viên
Phần mềm tính lương tự động hóa các nhiệm vụ tính toán từ cơ bản đến phức tạp, tăng hiệu quả trong quá trình tính lương. Phần mềm quản lý lương sẽ tự động thu thập dữ liệu hàng ngày, loại bỏ việc nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót. Bằng cách sử dụng phần mềm, bạn có thể tự động xử lý dữ liệu từ máy chấm công, xử lý file Excel tính lương và chuẩn bị bảng lương một cách dễ dàng và hiệu quả.
Tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự
Việc sử dụng phần mềm tính lương giúp giảm tải cho bộ phận nhân sự trong công ty và tiết kiệm thời gian. Thay vì phải thực hiện công việc tính lương một cách thủ công hoặc làm trên Excel, phần mềm sẽ tự động xử lý các phép tính và tính toán lương dựa trên thông tin đã được nhập vào. Điều này giúp giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại và đảm bảo tính chính xác của quá trình tính lương.
Như vậy, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức tính lương cho nhân viên.
Nhận sự chủ động theo dõi và quản lý được lương cá nhân
Hiện nay, quản lý 2 chiều trong môi trường doanh nghiệp là một xu hướng quản trị nhân sự được đặc biệt ưu tiên. Để tạo sự hài lòng và duy trì đội ngũ nhân sự lâu dài, cung cấp một công cụ hỗ trợ chủ động cho nhân viên trong việc tra cứu, tìm kiếm và khiếu nại thông tin liên quan đến công lương là rất quan trọng.
Việc cung cấp công cụ này giúp nhân viên có khả năng tự tìm kiếm và truy cập thông tin liên quan đến công lương một cách dễ dàng, thay vì phải đối mặt với sự bất tiện và chờ đợi khi cần thông tin.
Thêm nữa, doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm đến sự tiện lợi và quyền lợi của nhân viên. Công cụ này giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi và chủ động, nhân viên có thể tự mình giải quyết các vấn đề liên quan đến công lương mà không phải chờ đợi sự can thiệp từ bộ phận nhân sự.
Bảo mật thông tin bảng lương
Bảo mật thông tin bảng lương là một yếu tố quan trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm của nhân viên. Nếu không có biện pháp bảo mật tốt, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro liên quan đến việc rò rỉ thông tin hoặc vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu.
Phần mềm tính lương có thể đóng vai trò quan trọng trong việc bảo mật dữ liệu bảng lương. Các biện pháp bảo mật thường bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và đăng nhập an toàn.
Top 9 phần mềm tính lương hiệu quả, được sử dụng nhiều nhất hiện nay
FastWork Payroll
PastWork Payroll là phần mềm tính lương thuộc bộ phận phần mềm FastWork HRM. Phần mềm vừa hỗ trợ tính lương vừa hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
- Basic gói 12 tháng 20.000 VND/người dùng/tháng.
- Basic gói 6 tháng 28.000 VND/người dùng/tháng.
- Standard gói 12 tháng 60.000 VND/người dùng/tháng.
- Standard gói 6 tháng 85.000 VND/người dùng/tháng.
- Pro gói 12 tháng 90.000 VND/ người dùng/tháng.
- Pro gói 12 tháng 128.000 VND người dùng/tháng.
- Enterprise gói 12 tháng 100.000 VND/người dùng/tháng.
Base Payroll
Base Payroll là phần mềm thuộc hệ thống Base HRM+, là phần mềm tính bảng lương được nhiều công ty, doanh nghiệp tin dùng. Qua phần mềm, công ty có thể dễ dàng tùy chỉnh theo các biến có sẵn hoặc tạo mới không giới hạn, cài đặt chu trình trả lương. Base Payroll có thể tích hợp với Excel, thuận tiện cho việc tính lương, đảm bảo tính chính xác.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
- Gói Starter: 450.000 VND/tháng, sử dụng toàn bộ tính năng, tối đa 30 tài khoản
- Gói Growth: 900.000 VND/tháng, sử dụng toàn bộ tính năng, tối đa 60 tài khoản
- Gói Business: 900.000 VND/tháng, từ tài khoản thứ 60 trở lên +15.000 VND/1 tài khoản, sử dụng toàn bộ tính năng, có đào tạo
- Gói Enterprise: liên hệ để nhận báo giá, sử dụng toàn bộ tính năng, có API tích hợp app của công ty, đào tạo trực tiếp.
Tanca
Tanca là một phần mềm không chỉ giới hạn ở tính năng tính lương, mà còn đa dạng chức năng như quan lý phân ca, chấm công,… giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự và tăng tính hiệu quả trong công việc kinh doanh.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
Tanca cho khách hàng dùng thử miễn phí 14 ngày với đầy đủ tính năng. Kết thúc thời gian dùng thử, khách hàng sẽ phải đăng ký một trong những gói của phần mềm. Giá cả chi tiết sẽ được tư vấn riêng.
Phần mềm Xero
Xero là phần mềm tính lương của Úc, được phát triển từ năm 2006, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
Xero cho người dùng sử dụng miễn phí 30 ngày. Sau đó bạn có thể đăng ký theo các gói như sau (giá theo đô la Úc):
- Starter $29/ cho 1 người
- Standard $59 cho 2 người
- Premium: tùy biến theo số lượng nhân sự 5-10-20-50-100-200
MobiWork HR
MobiWork HR là một trong những giải pháp hiệu quả và chuyên sâu dành cho doanh nghiệp, công ty, đặc biệt là doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
| 6 tháng/1 người dùng | 12 tháng/1 người dùng | |
| Basic | 420.000 VND | 700.000 VND |
| Standard | 620.000 VND | 1.000.000 VND |
| Pro | 780.000 VND | 1.200.000 VND |
Misa- Amis
Phần mềm tính lương Misa-Amis phục vụ việc tính lương từ cơ bản đến nâng cao, tính năng chuyên sâu. Sản phẩm giúp giảm phần lớn thao tác thủ công trong các công việc thường ngày và chuyển thông tin giữa hai bộ phận HR và kế toán.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
Amis cung cấp tài khoản miễn phí đầy đủ các tính năng trong 14 ngày. Sau khi kết thúc, khách hàng có thể lựa chọn gói phù hợp với quy mô và chi phí của doanh nghiệp.
- Gói dành cho 30 nhân viên, 30 người dùng, sử dụng hết tính năng: 5.700.000 VND/năm
- Mua thêm 10 người dùng: 1.500.000 VND/năm
- Mua thêm 10 hồ sơ nhân viên: 380.000 VND/năm
Nếu công ty có quy mô nhân sự và nhân viên lớn, có thể liên hệ với Amis để nhận được giá tốt.
CorePayroll
CorePayroll là phần mềm tính lương cho nhân viên thuộc hệ sinh thái CoreHRM. Phần mềm này đáp ứng tốt việc tính lương ở mức đơn giản, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
Phần mềm CorePayroll hiện không có bảng giá cụ thể. Người dùng có thể liên hệ với nhà cung cấp để biết thêm về giá và dịch vụ kèm theo.
Paycor
Paycor là một giải pháp quản trị nguồn lực đám mây, cung cấp các chức năng gồm tuyển dụng, quản lý thời gian, chấm công, tính lương,… Paycor là đối tác chính của hơn 30.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ, kể từ năm 2005.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
Không hiển thị công khai, bạn cần phải liên hệ nhà cung cấp để được tư vấn.
TRAXpayroll
TRAXpayroll là một ứng dụng tính lương dễ sử dụng, thiết kế đơn giản nhưng hiện nay đã được mua lại bởi BambooHR.
Ưu và nhược điểm:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí:
Không có giá công khai, thay vào đó là cung cấp giá theo nhu cầu người dùng.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, nhân viên có thể nhanh chóng làm quen với phần mềm và sử dụng các tính năng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, giao diện thân thiện tạo trải nghiệm của người dùng tốt, tạo sự hứng thú và hài lòng khi sử dụng.
Linh hoạt với quy định tính lương của doanh nghiệp
Một phần mềm tính lương tốt nên cho phép tùy chỉnh công thức và các thông số liên quan để phù hợp với chính sách và cấu trúc phân cấp trong công ty. Bạn có thể tạo ra các cấp bậc từ giám đốc điều hành đến thực tập sinh, và xác định các quyền hạn và phân cấp giữa các cấp bậc này.
Truy cập mọi lúc mọi nơi
Phần mềm tính lương trực tuyến cho phép bạn truy cập vào thông tin liên quan đến lương từ bất kỳ địa điểm nào, miễn là có kết nối Internet. Bạn có thể truy cập từ nhà, đi công tác hoặc khi đang đi du lịch, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho việc quản lý lương.
Mức độ bảo mật cao
Bảo mật dữ liệu là một yếu tố cực kỳ quan trọng khi chọn phần mềm tính lương trực tuyến. Bởi mức lương, thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng,… của mỗi nhân viên là những thông tin nhạy cảm.
Đội ngũ cung cấp nhiệt tình
Tìm hiểu xem nhà cung cấp có hệ thống hỗ trợ tuyệt vời hay không được thể hiện thông qua tốc độ trả lời email, trò chuyện trên các nền tảng hoặc cuộc gọi điện thoại,…
Như vậy, trên đây là những chia sẻ của MyChair về những phần mềm tính lương phổ biến trên thị trường hiện nay. Dựa vào những chia sẻ trên, doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn ra được phần mềm quản lý lương nhân viên hiệu quả và phù hợp cho công ty. Cảm ơn bạn quan tâm đến bài viết của chúng tôi.
