Phòng hội nghị là không gian quan trọng của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào. Do vậy, việc trang trí để tạo nên một căn phòng họp, hội nghị sang trọng, hiện đại nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Trong bài viết này, MyChair sẽ giới thiệu đến bạn 15 mẫu trang trí phòng hội nghị sang trọng, đẳng cấp hiện nay.
Phòng hội nghị có không gian như thế nào? Phân biệt phòng hội nghị với phòng họp
Thế nào là phòng hội nghị?
Phòng hội nghị là 1 không gian trong tòa nhà được thiết kế, bố trí để làm nơi tổ chức các sự kiện, các nội dung liên quan đến các cuộc họp, hội nghị, tọa đàm, các cuộc nghị sự, hội đàm hay tiếp xúc liên quan đến công việc, kinh doanh… Phòng hội nghị có thể dùng để họp nội bộ (chủ yếu dành cho các cuộc họp lớn, cán bộ cấp cao), dùng để tiếp khách, dùng để hội thảo.
Phân biệt phòng hội nghị và phòng họp
| Tiêu chí phân biệt | Phòng hội nghị | Phòng họp |
| Kích thước và sức chứa | Phòng hội nghị thường lớn hơn và có khả năng chứa nhiều người hơn so với phòng họp, để đáp ứng nhu cầu tổ chức các sự kiện lớn như hội nghị, hội thảo hoặc buổi diễn thuyết công khai | Phòng họp có diện tích nhỏ hơn và thích hợp cho các cuộc họp nhóm nhỏ hoặc gặp gỡ công việc với quy mô nhỏ hơn. |
| Trang thiết bị | Được trang bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng và hình ảnh cao cấp để hỗ trợ việc truyền tải thông tin và giao tiếp trong các sự kiện lớn. Thiết bị bao gồm các hệ thống âm thanh, máy chiếu, màn hình lớn và các thiết bị kỹ thuật số khác | Phòng họp thường có các thiết bị cơ bản như bảng viết, máy chiếu, tivi hoặc màn hình nhỏ để hiển thị nội dung. |
| Mục đích sử dụng | Phòng hội nghị được sử dụng cho các sự kiện quan trọng và công khai, nơi người tham dự có thể đến từ nhiều tổ chức. Đây là nơi để trình bày, thảo luận và chia sẻ thông tin với một lượng khán giả rộng. | Phòng họp được sử dụng cho các cuộc họp nhóm, cuộc họp làm việc hoặc cuộc thảo luận liên quan đến công việc hàng ngày. |
Vì sao cần phải trang trí phòng hội nghị?
Phòng hội nghị là căn phòng quan trọng của tổ chức, nơi tiếp đón những vị khách quý, những đối tác lớn cũng như là nơi diễn ra các cuộc họp của các lãnh đạo cấp cao của công ty. Đôi khi trong phòng hội nghị còn có sự xuất hiện của phóng viên, báo chí. Vì vậy, trang trí phòng hội nghị giúp cho không gian tăng thêm vẻ sang trọng và chuyên nghiệp là việc cần làm và nên làm.
Một căn phòng hội nghị được trang trí đúng cách sẽ:
- Tạo ấn tượng tốt với người tham dự: Trang trí phòng hội nghị đẹp tạo ra một ấn tượng ban đầu mạnh mẽ đối với bất kỳ ai góp mặt trong sự kiện. Một không gian hội nghị được trang trí tốt sẽ gửi đi thông điệp rằng sự kiện quan trọng và được chuẩn bị cẩn thận. Điều này còn thể hiện được sự tôn trọng, tạo ra sự hứng thú và tạo động lực cho người tham dự.
- Tạo không gian chuyên nghiệp: Một phòng hội nghị được trang trí đảm bảo tiêu chuẩn sẽ tạo ra một không gian chuyên nghiệp và nghiêm túc, phù hợp với tính chất của sự kiện. Trang trí bao gồm việc sắp xếp bàn, ghế và thiết bị một cách hợp lý để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho tất cả mọi người.
- Tăng giá thị thương hiệu: Decor phòng hội nghị cũng là 1 cách được doanh nghiệp sử dụng để gia tăng mức độ nhận biết thương hiệu, khẳng định đẳng cấp và sự chuyên nghiệp của tổ chức. Bằng cách sử dụng màu sắc, logo, slogan hoặc các yếu tố khác trong hệ thống nhận diện thương hiệu, phòng hội nghị có thể truyền tải thông điệp và gây ấn tượng thương hiệu mạnh mẽ.
Một số kiểu setup phòng hội nghị phổ biến hiện nay
Setup phòng hội nghị chữ U
Setup phòng hội nghị chữ U là một trong các kiểu sắp xếp phòng hội nghị được nhiều tổ chức áp dụng. Theo đó phòng hội nghị chữ U là kiểu rất thích hợp cho các cuộc họp tại văn phòng công sở như họp hội đồng quản trị, họp cổ đông,… Vì đây sẽ là nơi có một người đứng đầu nói và nhiều thành viên khác tham gia thảo luận cũng như tiếp nhận thông tin.
Khi sắp xếp bàn ghế phòng họp theo kiểu chữ U thì cần phải để trống giữa, ghế xung quanh bên ngoài theo khoảng cách thích hợp. Theo như tiêu chuẩn thiết kế thì khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa 2 ghế của người tham dự.
Setup phòng hội nghị kiểu Theatre (Nhà hát)
Nếu như hội nghị của bạn có rất đông người tham dự thì kiểu setup Theatre – Nhà hát sẽ vô cùng thích hợp. Bởi đây là kiểu setup không có bàn mà chỉ có chỗ ngồi giống như khi các bạn đến các rạp hát hoặc các rạp chiếu phim. Cách setup này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép.
Ngoài ra, một đặc điểm nổi bật nhất của cách sắp xếp phòng hội nghị Theatre là toàn bộ chỗ ngồi sẽ đối diện với một chiếc bàn được quay theo hướng ngược lại – vị trí dành cho các diễn giả. Tuy nhiên, nếu không gian của bạn có diện tích rộng thì có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham gia có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Thông thường đúng chuẩn và tiện nghi nhất sẽ có khoảng 2 – 3 lối đi như vậy.
Setup phòng hội nghị kiểu Classroom (Lớp học)
Setup phòng hội nghị kiểu Classroom, dãy bàn ghế phòng họp dành cho người tham ra sẽ hướng lên sân khấu, có không gian tiện cho việc ghi chép, đọc tài liệu và dĩ nhiên bạn cũng có thể dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp bố trí thoải mái nhất cho những cuộc hội nghị kéo dài bởi khi họp trong thời gian dài, người tham dự bao giờ cũng phải cần một chỗ ngồi thoải mái và tiện nghi nhất. Nếu không chỉ một lúc sau khi họp, người tham gia sẽ cảm thấy mệt mỏi và việc tiếp nhận thông tin sẽ giảm sút nhanh chóng.
Lưu ý trong kiểu sắp xếp này là:
- Khoảng trống giữa các bàn họp là khoảng 50 cm đến 60 cm
- Không gian tối thiểu giữa các bàn họp là 0,9m – 1m (con số này có thể lớn hơn nếu diện tích phòng hội nghị cho phép)
Setup phòng hội nghị kiểu bàn tròn
Sắp xếp phòng họp, hội nghị theo kiểu bàn tròn đang ngày càng trở nên thịnh hành ở các doanh nghiệp lớn. Đôi khi, doanh nghiệp còn sắp xếp một nửa bàn tròn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả. Kiểu setup này luôn có sự linh hoạt trong cách bố trí không gian.
Setup phòng hội nghị kiểu Workshop
Setup kiểu Workshop cho hội nghị mang đến một không gian hoàn toàn mới lạ. Kiểu sắp xếp này đã gỡ bỏ đi tính trang nghiêm theo lối truyền thống hay sự khuôn mẫu trong phòng hội nghị. Thay vào đó là khai thác vào sự sáng tạo tự do nêu lên nhận định của bản thân. Setup phòng hội nghị theo kiểu Workshop giống như một buổi họp nhóm bình thường đưa các thành viên đến gần nhau hơn.
Sắp xếp phòng hội nghị theo kiểu này sẽ được phù hợp theo dạng nhóm, mỗi nhóm từ 6 – 10 người quay lại với nhau, cả phòng sẽ có nhiều nhóm giúp tạo thành một khối hoàn chỉnh. Sẽ có một người đứng nói giữ vai trò chủ chốt, tạo không khí cho phòng họp, người giữ vai trò này sẽ được tự do di chuyển giữa các bàn với nhau.
>> Xem thêm: 10+ kiểu setup phòng họp, hội nghị chuyên nghiệp, ấn tượng nhất 2023
Tổng hợp 15+ mẫu trang trí phòng hội nghị sang trọng và hiện đại
Trang trí phòng hội nghị hiện đại
Trang trí phòng hội nghị theo phong cách đơn giản
Trang trí phòng hội nghị sang trọng
Trang trí phòng hội nghị bàn tròn
Trang trí phòng hội nghị với đèn LED chùm
Trang trí phòng hội nghị với tone màu nâu quyền lực
Trang trí phòng hội nghị chữ U
Trang trí phòng hội nghị đẳng cấp với tranh treo tường
Trang trí phòng hội nghị theo xu hướng không gian xanh
>> Có thể bạn quan tâm:
Gợi ý 14+ ý tưởng trang trí phòng họp độc đáo, sáng tạo 2023
Tổng hợp 15+ ý tưởng trang trí phòng họp nhỏ sang trọng, hiện đại
Một số lưu ý khi trang trí phòng hội nghị
Để không gian hội nghị đảm bảo được thu hút và toát lên được vẻ trang trọng, chuyên nghiệp, khi trang trí phòng hội nghị, bạn cần lưu ý một số điều như sau:
- Xác định tính chất của sự kiện: Trước khi bắt đầu trang trí, hãy xác định mục tiêu của buổi hội nghị và thông điệp mà bạn muốn gửi đến người tham gia. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn các yếu tố trang trí và tạo nên một bầu không khí phù hợp với chủ đề cũng như mục đích của sự kiện.
- Kết hợp màu sắc đúng cách: Chọn màu sắc tương thích với chủ đề của sự kiện sẽ tạo nên một không gian ấn tượng. Hãy chú ý đến việc sử dụng màu sắc trong việc trang trí bàn, ghế, hệ thống ánh sáng, rèm, thảm trải sàn,… để tạo ra một không gian hài hòa và thú vị.
- Đảm bảo tiện ích và thoải mái: Đảm bảo rằng khách mời có đủ không gian để di chuyển và thoải mái trong phòng. Bạn cần đặt bàn ghế sao cho tiện lợi và tạo sự gần gũi. Bên cạnh đó cũng cần cung cấp đủ ánh sáng, các thiết bị âm thanh và trình chiếu trong không gian để người tham dự có thể làm việc và tương tác một cách dễ dàng.
- Ưu tiên các mẫu nội thất cao cấp và sang trọng: Những vật dụng nội thất trong phòng hội nghị như bàn họp, ghế họp, tủ tài liệu hay máy chiếu, loa phòng họp cần có sự đồng bộ về thiết kế cũng như màu sắc. Ngoài ta kích thước của các sản phẩm cũng phải tương xứng với diện tích của không gian sở hữu
- Lưu ý về an toàn: Khi trang trí phòng hội nghị, bạn cần lưu ý kiểm tra các vật trang trí, dây điện và thiết bị để đảm bảo an toàn và tránh nguy cơ tai nạn.
Vừa rồi là những thông tin chi tiết nhất về trang trí phòng hội nghị cũng như các ý tưởng trang trí thịnh hành nhất hiện nay. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hãy gọi ngay cho chúng tôi theo số điện thoại 0942 90 2468 hoặc để lại bình luận ngay dưới bài viết này để được giải đáp sớm nhất. Thường xuyên ghé thăm trang web https://mychair.vn/ của MyChair để cập nhật thêm nhiều kiến thức thú vị về nội thất văn phòng bạn nhé!
