Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng nhằm nhiều mục đích khác nhau như giới thiệu sản phẩm, cho ra mắt các chiến dịch mới, đính chính thông tin về doanh nghiệp,… Do vậy, nơi diễn ra họp báo cần được setup và thiết kế một cách tiện nghi nhất. Ngay trong bài viết này, hãy cùng MyChair tìm hiểu về 10 kiểu setup phòng họp báo phổ biến nhất hiện nay.
Phòng họp báo là gì?
Phòng họp báo là nơi diễn ra các cuộc họp, gặp mặt giữa cá nhân, doanh nghiệp với giới báo chí. Tại đây, bên tổ chức họp báo sẽ đưa ra các thông tin liên quan nhất đến vấn đề mà họ muốn thông báo với công chúng, đồng thời trả lời những câu hỏi của phóng viên.
Một số mục đích cụ thể khi họp báo:
- Ra mắt thương hiệu, sản phẩm mới, MV ca nhạc, phim ảnh,…
- Thông báo về các thay đổi liên quan tới doanh nghiệp, tổ chức
- Đưa ra các thông tin ảnh hưởng tới sự phát triển của doanh nghiệp
- Giải quyết, xoa dịu các khủng hoảng truyền thông: scandal, đính chính hoặc xác nhận thông tin của ca sĩ, diễn viên.
Tiêu chuẩn chung khi setup phòng họp báo
(Nguồn: Google ảnh)
Cho dù bạn có lựa chọn kiểu setup phòng họp báo nào thì bạn vẫn cần tuân thủ một số nguyên tắc, tiêu chuẩn chung để đảm bảo điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, chụp ảnh. Từ đó giúp cho thông điệp của doanh nghiệp được truyền đi một cách đúng nhất.
Bố cục không gian
Chuẩn bị không gian phòng họp sao cho thoải mái và tiện lợi cho tất cả người tham dự. Đảm bảo có đủ chỗ ngồi và không gian di chuyển tự do cho các phóng viên và nhân viên phương tiện truyền thông. Ngoài ra, cũng cần đảm bảo rằng bàn diễn thuyết hoặc bục phát biểu nằm trong tầm nhìn của tất cả mọi người.
>> Xem thêm: Khám phá ngay 5 mẫu bục phát biểu cho phòng họp, hội nghị
Nội thất phòng họp báo
- Bàn ghế: Bàn họp, ghế họp là một phần nội thất không thể thiếu trong bất kỳ phòng họp nào. Bàn ghế trong phòng họp báo cần đảm bảo tạo ra được sự thoải mái nhất cho người diễn thuyết, cho nhà báo, phóng viên. Bởi một cuộc họp báo sẽ diễn ra trong khoảng thời gian khá dài.
- Hệ thống âm thanh: Hệ thống âm thanh trong phòng phải hoạt động tốt, cho phép tất cả người tham dự nghe rõ và hiểu rõ thông tin được truyền tải. Điều này bao gồm việc kiểm tra và thiết lập các loa, micro và các thiết bị âm thanh khác.
- Ánh sáng: Ánh sáng tốt làm cho các đại diện truyền thông có thể nhìn rõ người đại diện và các tài liệu được trình bày. Đồng thời, nếu có các phương tiện truyền thông quay phim hoặc chụp ảnh, ánh sáng phải đảm bảo hình ảnh sắc nét và chất lượng.
>> Xem thêm: Tư vấn thiết kế chiếu sáng phòng họp đúng chuẩn
Trang thiết bị hỗ trợ
Phòng họp báo cần được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, màn chiếu, máy tính. Một số cuộc họp báo cao cấp hơn, có thể sử dụng thêm bảng trắng thông minh với công nghệ cho phép vẽ trên màn hình cảm ứng và lưu tự động vào máy tính, sau này có thể chỉnh sửa. Những thiết bị này giúp cho ban tổ chức trình bày thông tin một cách rõ ràng và minh bạn đến giới truyền thông và báo chí.
Kết nối và công nghệ
Kiểm tra kết nối internet và các dịch vụ liên quan để thông tin có thể được truyền tải một cách liên tục và ổn định. Nếu có yêu cầu truyền hình trực tiếp hoặc phỏng vấn từ xa, đảm bảo các kết nối video và âm thanh chất lượng cao.
Các kiểu setup phòng họp báo được áp dụng nhiều nhất hiện nay
Dưới đây là 4 kiểu setup phòng họp báo được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Các kiểu setup này đều có thể đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phòng họp báo tiêu chuẩn. Do vậy bạn hoàn toàn có thể tham khảo và áp dụng cho những buổi họp báo của mình.
Setup phòng họp báo chữ U
Thông thường khi chọn kiểu setup phòng họp báo, người ta thường nghĩ ngay đến kiểu setup chữ U. Theo kiểu setup này, người diễn thuyết sẽ đứng trên bục cầm micro nói trước tập thể và những người tham gia cuộc họp phải hướng mắt về người nói. Điều quan trọng nhất bạn cần phải làm đó là sắp xếp bàn ghế họp một cách tối giản nhất để trong quá trình họp người tham gia họp có thể đứng lên, ngồi xuống hay di chuyển 1 cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Bạn nên hạn chế các trường hợp setup theo kiểu không đối xứng nhau hoặc khoảng cách chênh lệch các ghế hẹp quá hay rộng quá, gây mất thẩm mỹ cho không gian. Kiểu setup phòng họp chữ U này góp phần làm tăng khả năng tương tác, làm cho mọi người có độ tập trung nhất định về đối tượng chính. Riêng về phía người nói, kiểu setup này cũng tạo điều kiện thuận lợi, giúp họ có 1 cách trực diện về phía báo giới, góp phần nâng cao quá trình trao đổi trong suốt cuộc họp.
Setup phòng họp báo theo kiểu lớp học
Setup phòng họp báo theo kiểu lớp học là một lựa chọn phổ biến để tạo ra không gian họp báo chuyên nghiệp và thuận tiện. Kiểu setup này lấy cảm hứng từ thiết kế lớp học truyền thống, trong đó người diễn thuyết đứng phía trước và khán giả ngồi theo hàng ngang.
Khi setup phòng họp báo theo cách này, bạn nên để 1 khoảng cách vừa phải giữa các dãy bàn, để khi có nhu cầu tương tác, đặt câu hỏi, hay chụp ảnh, phóng viên và nhà báo có thể tác nghiệp dễ dàng hơn
Setup phòng họp báo theo kiểu Theater (Nhà hát)
Theater là một trong những kiểu setup phòng họp báo thông dụng hiện nay, được tổ chức tại các trung tâm lớn. Kiểu setup Theater hoàn toàn không trang trí bàn hay bất cứ vật dụng gì đặt ở trước ghế. Thậm chí, ghế còn có thể là những loại ghế cố định hoặc có thể gấp lại được.
Sơ đồ phòng họp kiểu nhà hát thường bày xếp theo kiểu hình tròn, hình ngang hoặc hình bán nguyệt với tầm mắt hướng về tiêu điểm chính là “sân khấu”. Điểm đặc biệt của kiểu setup này người phía sau sẽ không bị ảnh hưởng tầm nhìn từ người phía trước.
Setup phòng họp báo kiểu hội trường
Khác biệt với những kiểu sắp xếp khác, setup phòng họp báo theo kiểu hội trường cần có không gian khá lớn có thể chứa được số lượng người lên đến vài trăm người. Do đó, kiểu setup này đòi hỏi phải thiết kế sao cho đạt được độ thoáng thích hợp nhất có thể.
Về mặt nội thất, bạn nên chọn những mẫu bàn ghế phù hợp, cân bằng và hài hòa nhất. Màu sắc của những chiếc ghế phải thống nhất 1 màu nhất định, tránh trường hợp các dãy ghế màu khác nhau, như vậy giá trị thẩm mỹ sẽ không cao và tạo nên sự rời rạc giữa các thành phần tham dự.
Cách setup này chỉ có 1 bàn phía trên, nối tiếp phía sau những hàng ghế, được xếp đối xứng nhau. Để người phía sau không bị ảnh hưởng tầm nhìn từ người phía trước, thì các bạn setup phải sắp xếp sao cho hàng ghế thứ 2 hơi lệch về khoảng giữa của hàng ghế thứ nhất, cứ như vậy mà nối dài đến dãy ghế cuối cùng.
>> Xem thêm: 10+ kiểu setup phòng họp, hội nghị chuyên nghiệp, ấn tượng nhất 2023
Một số mẫu phòng họp báo phổ biến hiện nay
>> Có thể bạn quan tâm: Khám phá phòng họp Quốc hội Việt Nam
Gợi ý một số địa điểm tổ chức họp báo chuyên nghiệp tại Việt Nam
Hiện nay, các công ty tại Việt Nam thường sẽ không dành ra không gian cho các hoạt động liên quan đến họp báo của công ty mà sẽ thuê địa điểm bên ngoài.
Địa điểm tổ chức họp báo tại Hà Nội
Sheraton Hanoi Hotel
Khách sạn Sheraton Hanoi tọa lạc 11 Xuân Diệu, Hà Nội. Khách sạn sở hữu nhiều phòng họp với sức chứa lớn nhỏ khác nhau với nhiều phong cách thiết kế linh hoạt. Sheraton Hanoi nổi tiếng chất lượng dịch vụ cao nên bạn có thể tổ chức các buổi họp báo với đa dạng nội dung, khách mời khác nhau tại đây.
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 024 3719 9000
- Địa chỉ: K5 Nghi Tàm, 11 đường Xuân Diệu, Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Pan Pacific Hanoi
Pan Pacific là một trong số ít địa điểm tổ chức họp báo tại Hà Nội được thiết kế chuẩn châu Âu. Không gian nơi đây phù hợp với các buổi họp báo sang trọng và đẳng cấp. Khách sạn này có trên 10 phòng hội nghị chuyên dụng cho họp báo có sức chứa tối đa 450 người/phòng.
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 024 3823 8888
- Địa chỉ: Số 1 Đường Thanh Niên, Ba Đình, Hà Nội
JW Marriott Hotel
JW Marriott Hotel có riêng một tầng hội thảo chuyên biệt dành riêng cho các buổi họp báo với diện tích lên đến 2400m2. Khách sạn này còn có dịch vụ tổ chức hội nghị và họp báo chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế sang trọng. Vì vậy, có thể nói nơi đây sẽ là lựa chọn hàng đầu nếu bạn có nhu cầu tổ chức những cuộc họp báo có quy mô lớn.
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 024 3833 5588
- Địa chỉ: Số 8 đường Đỗ Đức Dục, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Địa điểm tổ chức họp báo tại TP. Hồ Chí Minh
Gem Center
GEM Center được xem là địa điểm để tổ chức các buổi họp báo quan trọng, có tính bảo mật cao với chất lượng an ninh tốt. Ngoài ra, phòng họp tại trung tâm này còn có không gian đa năng và lối kiến trúc sang trọng, có khả năng biến hóa vô cùng linh hoạt, có thể phù hợp với nhiều concept họp báo khác nhau.
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 1900 998 890
- Địa chỉ: Số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Da Kao. Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
White Place
White Place là một trong những địa điểm cho thuê không gian tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm nổi tiếng tại thành phố Hồ Chí Minh. Điểm mạnh của White Palace là tòa nhà sở hữu công nghệ hiện đại với sức chứa khoảng 5000 người. Với những ưu điểm trên, nơi đây đã trở thành địa điểm được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn khi muốn tổ chức những buổi họp báo cao cấp.
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 1900 088 850
- Địa chỉ: 194 Hoàng Văn Thụ, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Thành Phố Hồ Chí Minh
Sheraton Sài Gòn
Sheraton Sài Gòn sở hữu tới hơn 10 phòng họp báo với sức chứa khác nhau. Ngoài ra, khách sạn còn có các phòng họp nhỏ riêng biệt đáp ứng từng nhu cầu về không gian và cách bài trí của từng doanh nghiệp, cá nhân. Bên cạnh cho thuê không gian tổ chức họp báo, khách sạn này còn cung cấp đội ngũ nhân sự hỗ trợ: kỹ thuật viên AV, nhiếp ảnh gia, bảo vệ… nếu khách hàng có nhu cầu.
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 028 3827 2828
- Địa chỉ: 88 Đồng Khởi, Phường Bến Nghé, QUận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ các kiểu setup phòng họp báo và các mẫu phòng họp báo phổ biến hiện nay. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy gọi ngay cho chúng theo số điện thoại đường dây nóng 0942.902.468 hoặc bình luận ngay dưới bài viết này để được giải đáp sớm nhất. Cập nhật thêm các kiến thức thú vị khác trên trang web https://mychair.vn/ của chúng tôi ở những bài viết tiếp theo bạn nhé!
