Thay Ghế Văn Phòng Cho Công Ty: Mua Mới Toàn Bộ Hay Thay Dần

Ghế văn phòng là hạng mục nội thất được sử dụng liên tục mỗi ngày, do đó sau một thời gian vận hành, các bộ phận như piston, mâm xoay hay bánh xe sẽ dần xuống cấp và ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của nhân sự. Việc xác định khi nào nên thay ghế văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch và ngân sách, thay vì xử lý bị động từng chiếc hỏng lẻ. Khi đến thời điểm thay mới, bộ phận hành chính cần cân nhắc giữa phương án thay ghế hàng loạt cho công ty trong một đợt hoặc thay cuốn chiếu từng phòng theo ngân sách từng quý, bởi mỗi phương án có sự khác biệt về số lần gián đoạn công việc, mức độ đồng bộ và cách theo dõi bảo hành. Ở bài viết dưới đây, MyChair sẽ chia sẻ những dấu hiệu nhận biết, so sánh hai phương án thay ghế cùng kinh nghiệm kiểm tra hàng khi nhận lô ghế mới, giúp bạn có đủ căn cứ trước khi trình duyệt ngân sách.

Dấu hiệu nhận biết khi nào nên thay ghế văn phòng

Trong quá trình sử dụng, ghế văn phòng thường xuống cấp dần theo thời gian thay vì hư hỏng đột ngột. Vì vậy, bộ phận hành chính nên chủ động theo dõi và lên kế hoạch thay ghế cho toàn văn phòng khi xuất hiện các dấu hiệu sau:

• Ghế đã hết thời hạn bảo hành: Nhiều ghế mua cùng đợt đã qua thời hạn bảo hành 12-36 tháng ghi trên phiếu.
• Lỗi lặp lại ở cùng một bộ phận: Nhiều ghế cùng gặp tình trạng piston tụt khi ngồi, mâm xoay phát ra tiếng kêu hoặc bánh xe bị kẹt.
• Văn phòng thiếu đồng bộ: Sau nhiều lần thay lẻ, mỗi phòng sử dụng một kiểu ghế khác nhau, chiều cao lưng và tay vịn không còn đồng đều.

Khi văn phòng xuất hiện từ hai dấu hiệu trở lên, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm kê toàn bộ số ghế hiện có. Nội dung kiểm kê gồm mã ghế, thời điểm mua, tình trạng phiếu bảo hành và lỗi đang gặp. Bảng kiểm kê này là căn cứ quan trọng để lựa chọn phương án thay ghế phù hợp, đồng thời giúp tách những chiếc còn thời hạn bảo hành ra khỏi danh sách cần thay mới.

So sánh phương án thay ghế văn phòng một đợt và thay cuốn chiếu

Thay mới đồng loạt và triển khai theo từng giai đoạn là hai phương án phổ biến khi doanh nghiệp thay ghế văn phòng số lượng lớn. Bảng so sánh dưới đây tổng hợp sự khác biệt giữa hai phương án theo 5 tiêu chí thường được cân nhắc khi trình duyệt ngân sách.

Đối với văn phòng tại nội thành Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP.HCM, chi phí giao hàng gần như không tạo ra sự khác biệt giữa hai phương án. Lý do là đơn hàng từ 2 triệu đồng được miễn phí giao, trong khi mỗi mẫu ghế gợi ý trong bài đều có giá từ khoảng 2,5 triệu đồng một chiếc.

Phương án thay mới đồng loạt phù hợp với doanh nghiệp đang chuyển văn phòng, mở chi nhánh mới hoặc khi phần lớn ghế đã hết hạn bảo hành. Phương án thay mới theo từng giai đoạn phù hợp với văn phòng có lịch vận hành kín hoặc cần phân bổ ngân sách theo từng quý. Trong trường hợp triển khai theo từng giai đoạn, doanh nghiệp nên ưu tiên bắt đầu từ khu vực có nhiều ghế hư hỏng nhất. Những chiếc còn sử dụng tốt ở khu vực đó có thể giữ lại làm ghế dự phòng cho các khu vực chưa đến giai đoạn thay mới.

Chọn mẫu ghế đồng bộ khi thay ghế văn phòng cho khu nhân viên

Để đảm bảo tính đồng bộ cho không gian văn phòng, doanh nghiệp nên thống nhất một đến hai mẫu chung cho khu vực đông nhân sự thay vì để từng phòng ban tự lựa chọn. Các mẫu ghế lưng lưới dưới đây đều thuộc nhóm ghế chân xoay văn phòng của MyChair. Thông tin đặc điểm được tổng hợp từ bảng thông số trên trang sản phẩm.

KANE-BQ01: chân Nylon PA 340, bánh xe PU 60/25

Dựa trên đặc thù vị trí làm việc của từng nhóm nhân sự, bộ phận hành chính có thể tham khảo gợi ý lựa chọn sau:

• Kế toán, hành chính ngồi cố định cả ngày: Nên chọn KANE-B01 hoặc KANE-BQ02 có tính năng trượt đệm, cho phép mỗi người điều chỉnh độ sâu mặt ngồi theo chiều dài đùi.
• Lễ tân, vị trí ngồi luân phiên: Mẫu LINX-B01 giúp tiết kiệm chi phí khi cần trang bị số lượng lớn. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm các mẫu trong nhóm ghế nhân viên theo ngân sách của từng đợt mua sắm.
• Trưởng nhóm, nhân sự họp trực tuyến nhiều giờ: Phù hợp với LINX-AQ01 hoặc KANE-AQ02B được trang bị tựa đầu 3D.

LINX-AQ01: tựa đầu 3D, giá khoảng 3,15 triệu đồng

Đối với khu vực quản lý, doanh nghiệp có thể đồng bộ không gian theo bộ mã sản phẩm của MyChair. Trong đó, mã A là phiên bản lưng cao, mã B là phiên bản lưng trung, và các mẫu cùng số hiệu có chung kiểu dáng. Chẳng hạn, FA013A dành cho trưởng bộ phận và FA013B (piston Class 4) dành cho phó bộ phận. Cách bố trí này giúp khu vực quản lý giữ được sự thống nhất về thiết kế, trong khi thứ bậc vẫn được thể hiện rõ qua chiều cao lưng ghế.

Lên kế hoạch giao lắp để không gián đoạn công việc

Với các đợt thay ghế văn phòng số lượng lớn, một kế hoạch giao lắp hợp lý giúp doanh nghiệp hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động chung của văn phòng. MyChair trực tiếp giao hàng và lắp đặt bằng đội ngũ kỹ thuật riêng. Đơn hàng xác nhận trước 15h tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM được giao trong ngày hoặc trong vòng 24h. Tại các tỉnh thành khác, thời gian giao hàng từ 3 đến 5 ngày. Để quá trình thay ghế diễn ra thuận lợi, kế hoạch thay ghế cũ cho công ty nên được triển khai theo ba bước sau:

• Phân chia khu vực và lập danh sách: Phân chia khu vực theo tầng hoặc theo phòng, ghi rõ số lượng từng mã ghế cho mỗi khu và gửi kèm sơ đồ chỗ ngồi khi đặt hàng.
• Xác nhận đơn hàng đúng thời điểm: Xác nhận đơn hàng trước 15h của ngày liền trước ngày muốn lắp đặt, nhằm dự phòng thời gian trong trường hợp tòa nhà giới hạn giờ sử dụng thang hàng.
• Thông báo trước cho nhân sự: Thông báo để nhân sự tại khu vực được thay ghế văn phòng chủ động dọn đồ cá nhân khỏi ghế cũ và gầm bàn.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu giao hàng ngoài giờ hành chính hoặc vào cuối tuần, vui lòng trao đổi trước với MyChair khi xác nhận đơn hàng, bởi chính sách vận chuyển hiện chỉ quy định các mốc giao hàng theo ngày.

KANE-AQ02B: tựa đầu 3D, chân Nylon PA 350

Phương án xử lý ghế cũ sau khi thay ghế văn phòng

Việc xử lý ghế cũ cần được lên phương án trước ngày giao lô ghế mới, nhằm tránh tình trạng ghế cũ chiếm lối đi trong quá trình đội ngũ kỹ thuật lắp đặt. Doanh nghiệp thường lựa chọn một trong ba hướng xử lý: giữ lại những chiếc còn tốt làm ghế dự phòng, thanh lý nội bộ cho nhân viên hoặc bán cho đơn vị thu mua nội thất văn phòng cũ.

Nếu muốn kết hợp việc thu hồi ghế cũ vào lịch giao lắp, doanh nghiệp nên trao đổi ngay khi nhận báo giá. Dù lựa chọn hướng xử lý nào, bộ phận hành chính cũng cần tách riêng những chiếc còn hạn bảo hành. Ghế còn tem mác, số seri và phiếu bảo hành hợp lệ vẫn được bảo hành miễn phí, vì vậy không nên thanh lý chung với ghế đã hết hạn.

Quy trình kiểm hàng khi nhận lô thay ghế văn phòng

Kiểm tra hàng là bước quan trọng quyết định quyền đổi trả của toàn bộ lô ghế. Theo chính sách của MyChair, ghế đã được kiểm tra không có lỗi và đã ký biên bản nghiệm thu sẽ không còn thuộc diện đổi trả. Do đó, trước khi ký biên bản, bộ phận tiếp nhận cần thực hiện đầy đủ ba bước sau:

• Đối chiếu số lượng: Kiểm đếm số lượng ghế theo từng mã và màu, sau đó đối chiếu với đơn hàng.
• Kiểm tra giấy tờ bảo hành: Kiểm tra tem mác, số seri trên từng chiếc và phiếu bảo hành có chữ ký của người bán và người mua.
• Kiểm tra vận hành ngẫu nhiên: Ngồi thử một vài chiếc ở mỗi khu vực để kiểm tra các chức năng nâng hạ piston, ngả lưng, xoay và di chuyển bánh xe.

Các lỗi phát hiện bằng mắt thường cần được ghi ngay vào biên bản. Ghế có lỗi do nhà sản xuất, giao sai mẫu hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển sẽ được đổi hoặc trả trong 3 ngày kể từ ngày nhận hàng.

Sau khi nghiệm thu, doanh nghiệp nên lưu phiếu bảo hành theo từng lô và ghi rõ ngày nhận hàng. Ghế tại MyChair được bảo dưỡng miễn phí 6 tháng một lần trong 5 năm. Vì vậy, nếu thay mới đồng loạt, lịch bảo dưỡng của toàn văn phòng có thể đặt chung một mốc. Theo trang dự án MyChair đã triển khai, MyChair đã đồng hành cùng hơn 500 doanh nghiệp, trong đó có Petrolimex, Tập đoàn SCI Group và hệ thống giáo dục Alpha School.

Câu hỏi thường gặp về việc thay ghế văn phòng

Ghế bị tụt piston nên thay piston hay thay cả chiếc ghế?

Trong trường hợp chỉ piston bị tụt, còn khung ghế, mâm xoay và lớp bọc vẫn sử dụng tốt, thay piston là đủ. Nếu nhiều chiếc cùng gặp lỗi ở nhiều bộ phận, phương án thay mới đồng loạt sẽ thuận tiện hơn cho việc đồng bộ và theo dõi bảo hành.

Có nên thay đệm, bọc lại ghế văn phòng cũ không?

Việc thay đệm, bọc lại ghế chỉ nên cân nhắc khi khung ghế và cơ cấu nâng hạ còn chắc chắn, chỉ có lớp bọc bị bong tróc. Đối với ghế đã hết bảo hành và gặp lỗi ở nhiều bộ phận, doanh nghiệp nên so sánh chi phí sửa chữa với giá các mẫu ghế mới trong bảng trước khi quyết định.

Khi nào nên thay bánh xe, thay chân ghế văn phòng?

Việc thay bánh xe hoặc chân ghế phù hợp khi chỉ có một vài chiếc riêng lẻ bị kẹt bánh hoặc nứt chân. Nếu ghế vẫn còn hạn bảo hành, doanh nghiệp nên thông báo lỗi để được hỗ trợ bảo hành thay vì tự thay thế, bởi ghế tự ý tháo lắp sẽ không được bảo hành miễn phí.

Thay ghế văn phòng hàng loạt cho công ty mất bao lâu kể từ khi đặt hàng?

Đối với văn phòng tại nội thành Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM, đơn hàng xác nhận trước 15h sẽ được giao trong ngày hoặc trong vòng 24h. Văn phòng tại các tỉnh thành khác sẽ nhận hàng sau 3 đến 5 ngày. Thời gian lắp đặt tại chỗ phụ thuộc vào số lượng ghế, vì vậy doanh nghiệp nên trao đổi cụ thể khi nhận báo giá.

Khi nào nên thay ghế văn phòng đồng loạt cho toàn bộ công ty?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ bảng kiểm kê gồm mã ghế, thời điểm mua, tình trạng phiếu bảo hành và lỗi đang gặp. Dựa trên bảng kiểm kê này, bộ phận hành chính sẽ xác định được khu vực nào cần ưu tiên thay trước, cũng như nên thay mới đồng loạt hay triển khai theo từng giai đoạn.

Việc xác định đúng khi nào nên thay ghế văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn giữa thay mới đồng loạt hoặc theo từng giai đoạn, phù hợp với ngân sách và lịch vận hành. Bảng kiểm kê hiện trạng ghế cùng quy trình nghiệm thu chặt chẽ là hai căn cứ quan trọng để đợt thay mới diễn ra thuận lợi.

MyChair – Đơn vị tư vấn thay ghế văn phòng số lượng lớn uy tín

Để được tư vấn phương án thay ghế văn phòng, quý doanh nghiệp vui lòng gửi số lượng nhân sự, sơ đồ chỗ ngồi và mốc thời gian muốn hoàn tất cho MyChair. Đội ngũ tư vấn sẽ đề xuất mẫu ghế và lịch giao lắp phù hợp cho từng khu vực. Hotline 24/7: 0942 902 468 (Call, Zalo).

• Chính sách độc quyền: Bảo hành 12–36 tháng chính hãng | Bảo dưỡng miễn phí 6 tháng/lần trong 5 năm.
• Showroom Hà Nội: Tầng 2, Tòa CT3 Vimeco, Nguyễn Chánh, Phường Yên Hòa hoặc Tầng 1, Tòa nhà CT4 Vimeco, Đường Tú Mỡ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy
• Showroom Đà Nẵng: 223 Lê Đình Lý, phường Hòa Cường hoặc Số 233 Lê Đình Lý, phường Hòa Cường hoặc Tòa nhà Nhất Phong Vận, Tầng 3, Số 56 Lê Đình Dương, Phường Hải Châu
• Showroom TP.HCM: 347 Trần Phú, Phường 7, Quận 5 hoặc Số 345 – 347 Trần Phú, phường An Đông