Trong môi trường công sở ngày nay, không gian phòng họp đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hiệu quả và tương tác tích cực giữa các thành viên trong đội nhóm. Việc sắp xếp phòng họp không chỉ đơn thuần là vấn đề về không gian mà còn liên quan đến việc bố trí sao cho hợp lý. Nếu bạn đang tìm kiếm cách sắp xếp phòng họp cho 10-20 người sao cho không chỉ hợp lý về mặt chức năng mà còn đẹp mắt và tạo cảm giác thoải mái? Bài viết này là dành cho bạn. Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay những gợi ý sáng tạo trong bài viết này để tạo nên không gian họp lý tưởng.
Nguyên tắc cơ bản trong setup phòng họp cho 10-20 người
Xây dựng sơ đồ phòng họp khoa học
Thông thường khi setup phòng họp rất ít khi xây dựng kèm theo bản sơ đồ chi tiết ngay từ đầu mà thường bố trí theo cảm tính hoặc mang tính chất bắt chước những mẫu thiết kế phòng họp đã có. Chính vì thế, trong quá trình setup phòng họp không tránh khỏi được những lỗi sai cơ bản. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như tính tiện nghi trong suốt quá trình sử dụng sau này. Vì thế, ngay trong suốt quá trình setup phòng họp tổng thể luôn cần phải xây dựng một sơ đồ khoa học ngay từ đầu.
Phân chia layout phòng họp hợp lý
Layout phòng họp chính là tổng thể cách bố trí và phân chia không gian tại đây như thế nào. Thông thường các phòng họp thường bố trí với các kiểu layout rất thoáng đãng không bố trí nhiều đồ đạc và các vật dụng trang trí. Vì căn phòng này thì ít sử dụng và không liên tục như phòng làm việc. Khi nào có công việc quan trọng, sự kiện đặc biệt cần gặp mặt đông đảo mọi người thì mới dùng đến. Tuy nhiên, việc phân chia các khu vực vẫn phải thực sự hợp lý và thuận tiện cho từng mục đích sử dụng.
Sắp xếp chỗ ngồi phù hợp
Trong mỗi cuộc họp luôn có sự phân chia về chỗ ngồi một rõ ràng, không chỉ là theo thứ tự chức vị mà còn thuận tiện cho việc thảo luận và trò chuyện. Thông thường, chúng ta sẽ áp dụng 3 trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp như sau:
- Kiểu hỗ trợ: Đây là các vị trí dành cho các thành viên muốn hỗ trợ cho sếp, hãy ngồi vuông góc với sếp, sắp xếp ghế phòng họp như vậy giúp cả hai có thể phá vỡ rào cản và hiểu nhau. Đồng thời, tạo sự thuận tiện trong việc giao tiếp, tiếp nhận và xử lý thông tin.
- Kiểu hợp tác: các thành viên trong cuộc họp muốn thể hiện thái độ hợp tác thì hãy sắp xếp chỗ ngồi bên cạnh người ký, điều này thể hiện hai người có chung suy nghĩ.
- Kiểu đối kháng: Đây là thiết kế với bàn họp ở giữa và ghế họp ở hai bên đối nhau sẽ tạo nên khoảng cách và sự đối đầu cho người ngồi. Đây là kiểu đối kháng hay thường được sử dụng trong các cuộc tranh luận, điều chỉnh.
Cách sắp xếp phòng họp cho 10 – 20 người sắp xếp chỗ ngồi hợp lý
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách bố trí chỗ ngồi trong phòng họp chuẩn xác
Đảm bảo đầy đủ các mục đích sử dụng
Đây là một trong những nguyên tắc vô cùng quan trọng, nguyên tắc này chú trọng chất lượng và sự phù hợp của thiết kế để tạo không gian lý tưởng cho người sử dụng mọi mặt. Thiết kế một phòng họp phục vụ nhiều mục đích, setup từ đồ nội thất, vật dụng cho đến các thiết bị điện tử hỗ trợ đều phải đảm bảo dựa trên mục đích sử dụng cụ thể.
>> Xem thêm: Những Tiêu Chuẩn Thiết Kế Phòng Họp Mà Bạn Nên Biết
Hướng dẫn cách sắp xếp phòng họp cho 10-20 người
Setup kiểu phòng họp cho 10-20 người kiểu chữ U
Setup phòng họp chữ U là một trong những kiểu sắp xếp phòng họp khá phổ biến. Theo đó phòng họp chữ U là để khoảng trống ở giữa, khoảng cách giữa mỗi bàn tối thiểu là 5 cm. Kiểu sắp xếp này tạo ra không gian làm việc tốt vì có sự tương tác giữa những người tham gia.
Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần ở chữ U trở nên quá dài và khiến việc giao tiếp và tiếp xúc với những người tham dự bị hạn chế rất nhiều.
Setup phòng họp cho 10-20 người kiểu Theatre (Nhà hát)
Đây là kiểu setup không có bàn mà chỉ có chỗ ngồi đơn thuần giống như khi các bạn đến các rạp hát hoặc các rạp chiếu phim. Xếp theo kiểu này phù hợp cho những người tham dự là khán giả bởi hình thức này hạn chế rất lớn về mặt ăn uống hay ghi chép
Ngoài ra, một đặc điểm nổi bật nhất của cách sắp xếp phòng họp, hội nghị như thế này là toàn bộ chỗ ngồi sẽ đối diện với một chiếc bàn được quay ngược lại và đây chính là vị trí dành cho diễn giả. Tuy nhiên, nếu bạn có không gian thì có thể chừa lối đi khoảng 1m giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết, thông thường thuận tiện nhất có 2-3 lối đi như vậy.
Setup phòng họp cho 10-20 người kiểu lớp học
Có lẽ, chỉ nghe gọi thôi là các bạn có thể tưởng tượng được kiểu setup này như nào rồi. Thông thường setup kiểu lớp học thuận tiện cho người ghi chép, đọc tài liệu, giải pháp thuận tiện nhất cho những cuộc họp kéo dài bởi người ngồi có thể để vật dụng cá nhân hoặc gác tay, tỳ tay lên mặt bàn.
Cách sắp xếp này khiến cho người tham dự cảm thấy thoải mái nhất khi tham dự cuộc họp dài. Bởi nếu người ngồi không cảm thấy thoải mái, mệt mỏi và khả năng tiếp nhận thông tin giảm sút. Lưu ý khi sắp xếp chỗ ngồi như sau:
- Khoảng trống giữa các bàn họp khoảng 50- 60 cm
- Không gian tối thiểu giữa các bàn họp là 0,9- 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi (con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép).
Sắp xếp phòng họp cho 10-20 người theo kiểu hội nghị
Đây là kiểu sắp xếp hội nghị mang tính đặc trưng nhất và chuyên dùng cho hội thảo, hội nghị. Bởi chỉ cần nghe tên của setup này thôi thì chúng ta đã mặc nhiên hiểu ngay không gian này sẽ sử dụng cho các cuộc họp hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban hoặc các nhóm thảo luận.
Đặc điểm nổi bật của kiểu setup này là phải sử dụng ít nhất là 1 chiếc bàn họp lớn kiểu dáng hình chữ nhật, hình bầu dục hoặc hình oval,… với những chiếc ghế chân quỳ được sắp xếp xung quanh bàn. Bởi đây là các kiểu bàn họp mang tính chất xoay vòng và việc truyền tải truyền thông dễ dàng hơn. Hạn chế của kiểu setup này là các cuộc họp nên không quá 15 người tham dự.
Sắp xếp phòng họp 10-20 người theo kiểu Hollow
Setup phòng họp cho 10-20 người theo kiểu Hollow với cái tên có vẻ xa lạ với một số người. Tuy nhiên, setup kiểu này đơn giản là sẽ bị rỗng phần ở giữa, thường dùng cho các hội nghị bàn vuông trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, xung quanh xếp ghế. Số lượng thành viên tham gia khoảng từ 12-30 người.
Tại đây, sự tương tác giữa các thành viên tham dự quan trọng nhất là không phải phân chia cấp bậc, chức vụ quá nhiều. Hoặc không chỉ có việc chỉ đích danh một diễn giả nào đó chính để phát biểu trong suốt quá trình họp và hội thảo. Sắp xếp phòng họp cho 10- 20 người rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc và giúp người tham dự giao tiếp tốt hơn.
Setup phòng họp 10-20 người theo kiểu bàn tròn
Khi sử dụng cách sắp xếp này, thì số lượng tham giam chỉ rất ít, chỉ khoảng 6-10 người và thường sử dụng trong các buổi tiệc có ăn uống. Thỉnh thoảng, để phù hợp với hoàn cảnh và mục đích của cuộc họp, người ta có thể xếp thêm nửa bàn tròn và sắp xếp ghế để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc diễn giả. Setup theo kiểu này thì linh hoạt được không gian và diện tích căn phòng.
Số lượng tham dự 1 bàn là 6-10 người, do đó mà số lượng tham gia có thể điều chỉnh về số lượng bàn. Tuy nhiên, khoảng cách giữa các bàn và diện tích lối đi vẫn phải đảm bảo sự thuận tiện, dễ dàng di chuyển, cũng như khi nhân viên phục vụ đồ ăn, sắp xếp và di chuyển đồ đạc.
Sắp xếp phòng họp 10-20 người theo kiểu Conference
Sắp xếp phòng họp theo kiểu Conference sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn với mặt bàn hình chữ nhật, hình vuông hoặc hình oval… thích hợp cho những cuộc họp số lượng người tham dự từ 10-20 người. Kiểu này rất thích hợp cho những cuộc họp nhóm thảo luận chung, họp hội đồng quản trị.
Các tiêu chuẩn về diện tích khi sắp xếp phòng họp cho 10-20 người
Bất kể bạn lựa chọn cách sắp xếp phòng họp như thế nào thì cũng cần chú ý đến tiêu chuẩn phòng họp để tạo tâm lý thoải mái nhất cho người tham dự cuộc họp.
Tùy thuộc vào từng cơ quan, doanh nghiệp mà có thiết kế phòng họp tùy theo yêu cầu. Thường thì có phòng họp với diện tích nhỏ, vừa và lớn, không gian phòng họp còn tùy thuộc vào mục đích sử dụng.
Phòng họp có diện tích nhỏ và vừa
Diện tích phòng họp loại nhỏ tối thiểu là 20m2, còn đối với phòng họp vừa tối thiểu là 40m2. Mật độ người sử dụng trong phòng họp phải đảm bảo tiêu chuẩn diện tích phòng họp, đối với phòng có bàn thì diện tích là 1.8m2/người; phòng không có bàn thì diện tích tối thiểu là 0.8m2/người. Hai loại phòng này có thể dễ dàng bố trí ở các không gian khác nhau trong doanh nghiệp.
Phòng họp có diện tích lớn
Quy mô của phòng họp lớn không được lớn hơn 200 chỗ, diện tích phòng họp lớn căn cứ vào số lượng người sử dụng và cách bố trí bàn ghế. Diện tích phòng họp/người tham dự thường không nhỏ hơn 0.8 m2/ người. Trong không gian phòng họp lớn phải được bố trí đầy đủ các tiện ích như thiết bị âm thanh, đèn chiếu, ánh sáng, cách âm,… Ngoài ra, không gian phòng họp lớn, chúng ta cần phải bố trí thêm 1-2 phòng đệm, diện tích 9-12m2 để phục vụ nhu cầu họp bàn của công ty.
Các phòng họp (trừ phòng họp có diện tích nhỏ hơn 20m2) thì nên sắp xếp ít nhất có 2 cửa ra vào. Cửa phòng họp cần thiết kế rộng rãi, thoải mái nên có thêm cửa phụ phía sau để đáp ứng nhu cầu lưu thông của mọi người và có rèm che, tránh tình trạng ngột ngạt trong phòng và ngoại cảnh làm ảnh hưởng đến sự tập trung công việc. Trần phòng họp tối thiểu là 3m hoặc cao hơn. Thiết kế phòng họp lớn cần sử dụng các vật liệu cách âm và chống ồn để đảm bảo mọi người có thể nghe rõ ý kiến, tập trung vào công việc.
>> Xem thêm: Cách thiết kế phòng họp cách âm chuyên nghiệp, giảm tiếng ồn hiệu quả
Trên đây là cách sắp xếp phòng họp cho 10-20 người theo đúng tiêu chuẩn để tạo không gian tiện nghi vừa ấn tượng nhất. Hy vọng với những thông tin chúng tôi cung cấp đã giúp bạn có cách sắp xếp phù hợp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận dưới bài viết này. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên cập nhật website https://mychair.vn/ của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào bạn nhé!
