Back Office được biết tới là bộ phận hỗ trợ các hoạt động vận hành nội bộ của doanh nghiệp, không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Việc phân chia các khối Back Office hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngay trong bài viết này, bạn hãy cùng MyChair tìm hiểu kỹ hơn back office là gì, vai trò của back office, các khối back office chủ yếu trong doanh nghiệp cũng như những yêu cầu công việc cho khối back office.
Back office là gì?
Back office là bộ phận trong một doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, hậu cần và hỗ trợ các bộ phận khác. Back office không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của công ty.
Công việc trong back office thường bao gồm các nhiệm vụ như thanh toán, quản lý hồ sơ, tuân thủ quy định, kế toán và công nghệ thông tin. Bộ phận này đóng vai trò cung cấp các chức năng cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả và ổn định của công ty.
Trong thời đại hiện nay, nhiều công ty chọn đặt bộ phận back office ở các thành phố có chi phí thuê văn phòng thấp, chi phí lao động thấp và dễ dàng tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, cũng có nhiều công ty quyết định thuê bên ngoài hoặc sử dụng công nghệ để quản lý back office. Điều này giúp giảm chi phí thuê văn phòng, tăng hiệu quả và tiếp cận được nhân sự tài năng từ nhiều lĩnh vực và khu vực địa lý khác nhau.
Vai trò của back office trong doanh nghiệp
Nâng cao hiệu suất làm việc của công ty
Bộ phận back office đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và hỗ trợ cho các bộ phận khác trong công ty, giúp nhân viên trong công ty trở nên chủ động hơn trong công việc của mình. Nhờ thông tin này, nhân viên có thể tự tin hơn trong việc đưa ra quyết định và cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
Ngoài ra, thông qua việc cung cấp sự hỗ trợ và tư vấn, bộ phận back office có thể giúp các bộ phận khác trong công ty tìm ra cách cải thiện hiệu quả công việc và ứng dụng các quy trình tốt hơn, thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa và tăng cường hiệu quả làm việc.
Tăng cường việc bảo mật thông tin, dữ liệu của công ty
Back office có trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin quan trọng, như hồ sơ khách hàng, thông tin tài chính, thông tin về quy trình và quy định, được bảo vệ và giữ kín tuyệt đối. Họ áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, hạn chế quyền truy cập, sử dụng hệ thống bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
Việc bảo mật thông tin là rất quan trọng để đảm bảo tính riêng tư, độ tin cậy và độ tin tưởng của khách hàng và đối tác.
So sánh Back office và Front office
| Tiêu chí | Front office | Back office |
| Định nghĩa | Giao tiếp, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, mang lại doanh thu | Thực hiện các công việc liên quan đến nội bộ công ty |
| Vị trí | Lễ tân, nhân viên bán hàng, tư vấn viên | Kế toán, nhân viên tuyển dụng, lập trình viên |
| Chức năng |
|
|
| Kỹ năng |
|
|
Front Office và Back Office là hai bộ phận quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù cả hai có sự khác biệt trong cách thức hoạt động, nhưng cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.
Các khối Back Office chủ yếu trong doanh nghiệp
Bộ phận kế toán
Kế toán là một trong những phòng ban quan trọng trong bộ phận back office của một công ty. Các kế toán viên chịu trách nhiệm thu thập, ghi chép, phân tích và báo cáo thông tin tài chính liên quan đến doanh thu, chi phí và tình hình tài chính của công ty.
Kế toán viên có trực giác nhạy bén với các con số và thông tin tài chính. Họ phải tập trung và quan tâm đến từng chi tiết nhỏ trong quá trình ghi chép và xử lý số liệu, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính.
Bộ phận nhân sự, tuyển dụng
Bộ phận nhân sự (HR) trong một công ty đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh liên quan đến nhân viên và quan hệ công việc.
- Tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và chuyên môn làm việc
- Quản lý và giải quyết những vấn đề liên quan đến lương thưởng, phúc lợi
- Thiết lập quy chế, quy tắc trong nội bộ doanh nghiệp
- Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy tắc và pháp luật liên quan đến lao động
- Duy trì mối quan hệ tích cực giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật thuộc khối back office thường chịu trách nhiệm về việc quản lý và bảo trì máy móc, thiết bị trong doanh nghiệp. Công việc của bộ phận này tập trung vào việc đảm bảo máy móc, thiết bị hoạt động ổn định, hiệu quả.
Nếu không có sự hỗ trợ kịp thời và có chuyên môn của bộ phận kỹ thuật, hoạt động của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Sự cố kỹ thuật không chỉ gây ngừng trệ trong sản xuất mà còn có thể gây thiệt hại về tài sản và tiền bạc. Đồng thời, việc bảo trì kịp thời và hiệu quả cũng giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thời gian chết máy và tiết kiệm chi phí vận hành trong doanh nghiệp.
Bộ phận phân tích dữ liệu
Bộ phận phân tích dữ liệu (Data Analyst) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu để mang lại thông tin giá trị và hỗ trợ quyết định trong doanh nghiệp. Dưới đây là các nhiệm vụ chính của một chuyên viên phân tích dữ liệu:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như cơ sở dữ liệu nội bộ, trang web, mạng xã hội, khảo sát khách hàng và các nguồn dữ liệu khác.
- Xử lý và phân tích dữ liệu bao gồm việc làm sạch dữ liệu, biến đổi dữ liệu thành định dạng phù hợp, áp dụng các phương pháp thống kê và máy học để tìm ra mẫu, xu hướng và thông tin quan trọng từ dữ liệu.
- Lập báo cáo trực quan dễ hiểu để trình bày kết quả phân tích, thông qua việc sử dụng biểu đồ, hình ảnh minh họa và các công cụ trực quan hóa dữ liệu khác.
- Dự báo và dự đoán các xu hướng và kịch bản trong tương lai có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ phận công nghệ thông tin
Dưới đây là các nhiệm vụ chính của phòng CNTT:
- Quản lý hệ thống hạ tầng và phần cứng gồm giám sát và bảo trì các máy chủ, mạng, thiết bị mạng, hệ thống lưu trữ và các thành phần phần cứng khác. Bộ phận này cũng đảm bảo rằng hạ tầng công nghệ thông tin hoạt động ổn định và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
- Quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm và ứng dụng bao gồm sao lưu, phục hồi dữ liệu và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. Bên cạnh đó, phòng CNTT cũng quản lý các phần mềm và ứng dụng được sử dụng trong doanh nghiệp, đảm bảo cài đặt, cập nhật và bảo mật phần mềm.
- Hỗ trợ người dùng nội bộ gồm giải đáp các vấn đề kỹ thuật, xử lý sự cố, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ tác vụ hàng ngày liên quan đến công nghệ thông tin.
- Đào tạo nội bộ giúp nhân viên nắm vững và sử dụng hiệu quả các công cụ và ứng dụng để thực hiện công việc của mình.
- Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm đảm bảo rằng các giải pháp phần mềm được triển khai một cách hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Khối quản lý điều hành
Vị trí quản lý điều hành là một vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động của tổ chức.
Dưới đây là một số công việc và trách nhiệm cụ thể của vị trí này:
- Nắm bắt rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày được thực hiện để đạt được mục tiêu này.
- Lập kế hoạch chi tiết và giám sát tiến độ hoạt động, đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng tiến độ và đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Thúc đẩy tuân thủ các nguyên tắc và quy định nhằm tăng tính chính xác, hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật.
- Giao tiếp với các nhóm quản lý, giúp các quy trình và quy định được thực hiện đúng cách và tạo ra sự hợp tác giữa các bộ phận.
- Đề xuất các giải pháp cải thiện chất lượng và hiệu suất, giúp tối ưu hóa quy trình, sử dụng công nghệ mới, đào tạo nhân viên và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả.
Những yêu cầu công việc cho khối Back Office
Yêu cầu về chuyên môn
Các vị trí trong bộ phận back office thường đòi hỏi ứng viên có kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc. Kiến thức chuyên môn giúp ứng viên hiểu rõ công việc, nắm bắt được quy trình và quy định, và áp dụng kiến thức đó để hoàn thành tốt công việc được giao. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn cũng giúp ứng viên học hỏi và tiếp thu nhanh các thông tin mới, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
Yêu cầu về kỹ năng, tố chất
Sự cẩn trọng và tỉ mỉ là yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên back office. Vì bộ phận này thường xử lý thông tin và dữ liệu quan trọng, sự cẩn trọng giúp hạn chế sai sót và rủi ro, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin và dữ liệu mà họ xử lý.
Tinh thần sẵn sàng học hỏi và phát triển cũng là yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên back office. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và quy trình làm việc, nhân viên cần liên tục cập nhật kiến thức mới và học hỏi những kỹ năng mới để đáp ứng yêu cầu công việc.
Ngoài ra, nhân viên back office cần trang bị cho mình một loạt kỹ năng cần thiết để hỗ trợ công việc như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm,…
Những áp lực của các vị trí back office trong doanh nghiệp
- Áp lực về thời gian: Nhân viên back office thường phải hoàn thành công việc theo deadline. Việc phải đảm bảo tính chính xác và hoàn thành công việc đúng hạn đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và sắp xếp công việc một cách hợp lý.
- Áp lực về khối lượng công việc: Vì bộ phận back office thường phụ trách nhiều nhiệm vụ hỗ trợ và xử lý thông tin, nhân viên có thể phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Điều này có thể gây áp lực và yêu cầu họ phải có khả năng ưu tiên công việc, làm việc hiệu quả và tìm cách giải quyết công việc.
- Áp lực về rủi ro: Vì thông tin và dữ liệu mà nhân viên back office xử lý thường là quan trọng và nhạy cảm, việc mắc sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức. Việc này đặt áp lực lên nhân viên phải đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin. Họ cần phải tuân thủ các quy trình và quy định nghiêm ngặt và luôn đảm bảo sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc.
Tóm lại, back office là một trong những bộ phận đóng vai trò then chốt, góp phần vào sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Hy vọng qua những kiến thức trên bạn đã hiểu back office là gì và những công việc của bộ phận này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này để được chúng tôi giải đáp nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên cập nhật website https://mychair.vn/ của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào bạn nhé!
