Kiểm soát nội bộ là gì? Những dấu hiệu “bất ổn” của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là công việc mà bất kỳ công ty nào cũng cần phải tiến hành nhằm giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Kiểm soát nội bộ là gì? Công việc này có mục tiêu và vai trò gì đối với hoạt động của công ty? Làm thế nào để trở thành một chuyên viên kiểm soát nội bộ? Hãy cùng MyChair tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.

Kiểm soát nội bộ là gì?

• Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam:

“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.”

• Theo Luật Kế toán năm 2015:

“Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

• Theo Ủy bản thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

Dựa trên 3 định nghĩa trên, có thể hiểu một cách đơn giản:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình thực hiện bởi ban lãnh đạo và các nhân viên trong bộ phận quản lý nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được hiệu quả, hiệu suất của hoạt động trong công ty, tuân thủ theo luật pháp và các quy định có liên quan.

Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo của COSO (Committee Of Sponsoring Organization) năm 2013, một hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ có 3 mục tiêu chính:

• Mục tiêu về hoạt động: Thể hiện thông qua việc doanh nghiệp sử dụng hợp lý các nguồn lực nội bộ (nhân lực, vật lực và tài lực)
• Mục tiêu về báo cáo: Đảm bảo tính trung thực và hợp lý, đáng tin cậy của các báo cáo tài chính và phi tài chính mà công ty cung cấp
• Mục tiêu về tuân thủ: Đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà Nhà nước ban hành và quy định mà công ty đã thống nhất.

Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có những vai trò quan trọng như sau:

• Đảm bảo toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp tuân thủ các quy định và chính sách, quy trình của tổ chức cũng như pháp luật
• Phát hiện lỗi và sửa chữa trước khi chúng gây ra hiệu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến dự án, hình ảnh của công ty
• Bảo vệ thông tin mật và tài sản của tổ chức khỏi các hoạt động bất hợp pháp, lạm dụng bên trong
• Nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty bằng các cách tối ưu quy trình, giảm chi phí và tăng cường năng suất lao động
• Đảm bảo và tăng cường tính minh bạch trong nội bộ, nâng cao trách nhiệm của các nhân viên trong tổ chức
• Bảo vệ quyền lợi cổ đông, nhà đầu tư
• Lập báo cáo tài chính nhanh chóng, kịp thời, hợp lệ

Các bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát trong doanh nghiệp được hình thành thông qua những chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức nhằm hướng dẫn cho tất cả các thành viên trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định.

5 nguyên tắc để tạo nên được 1 môi trường kiểm soát tốt:

• Doanh nghiệp thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức
• Hội đồng quản trị phải chứng minh được sự độc lập với các nhà quản lý, thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của kiểm soát nội bộ.
• Nhà quản lý cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc và báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn cho từng đơn vị và cá nhân phía dưới, nhằm đạt được mục tiêu chung
• Công ty phải thể hiện được sự cam kết về việc sử dụng người lao động
• Yêu cầu mỗi thành viên phải nhận thức được và chịu trách nhiệm báo cáo về công việc trong việc đáp ứng các nhiệm vụ đã được bàn giao

Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.

Để đánh giá rủi ro một cách chính xác nhất, đơn vị cần:

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng, đầy đủ để xác định và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc thực hiện các mục tiêu
• Nhận diện rủi ro, tiến hành phân tích rủi ro để xác định hướng giải quyết, xử lý rủi ro
• Xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro
• Xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến việc kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo các chỉ thị đưa ra từ nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát bao gồm những hoạt động như Phê chuẩn, đối chiếu, ủy quyền, xác minh, đánh giá hiệu quả, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ.

Hoạt động kiểm soát được đánh giá là có chất lượng khi:

• Xác định được các chỉ tiêu tài chính, chỉ tiêu hoạt động cơ bản nhằm làm cơ sở để lập ra chỉ tiêu quản lý, kế hoạch và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp
• Tổng hợp, công bố kết quả, so sánh với các chỉ tiêu đã đặt ra, điều chỉnh và bổ sung kịp thời
• Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, phân biệt rõ ràng giữa kế toán và thư ký
• Ban hành các văn bản quy định người có thẩm quyền và thẩm quyền phê duyệt các loại vấn đề tài chính
• Lưu trữ bằng chứng dưới dạng tài liệu nhằm phân biệt rõ ràng giữa phần công việc đã thực hiện và phần giám sát.

Thông tin và truyền thông

Thông tin là những tin tức cần thiết giúp các các nhân sự, bộ phận thực hiện được trách nhiệm của mình. Thông tin bao gồm: Thông tin về tài chính, phi tài chính, thông tin hoạt động, thông tin về quy định cần tuân thủ.

Truyền thông là truyền đạt các thông tin trên tới các bộ phận liên quan.

3 nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông:

• Đơn vị cần thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin có chất lượng, thích hợp để hỗ trợ các bộ phận, thành viên trong công ty
• Cần truyền đạt những thông tin cần thiết nhất, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm của từng bộ phận, nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát
• Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị như khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung ứng,… về các vấn đề ảnh hưởng đến việc kiểm soát nội bộ

Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong quá trình kiểm soát, đơn vị sẽ thực hiện các công việc sau:

• Lựa chọn, triển khai, thực hiện việc đánh giá liên tục, định kỳ để chắc chắn rằng thành phần nào của kiểm soát nội bộ đang hiện hữu và hoạt động
• Đánh giá và thông báo những yếu kém của Kiểm soát nội bộ cho các đối tượng có trách nhiệm (Hội đồng quản trị và nhà quản lý) một cách kịp thời để có những biện pháp khắc phục.

Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang gặp phải những vấn đề sau đây thì bạn cần phải nhanh chóng xem xét và chỉnh sửa ngay lập tức:

• Không có quy trình hoạt đồng bằng văn bản rõ ràng
• Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công”, hãy theo dõi toàn bộ quá trình làm việc bởi rất có thể họ đang lợi dụng 1 kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cá nhân
• Các phòng ban chồng chéo lên nhau, không có sự trao đổi
• Không có sự yên tâm về tài chính công ty, trong khi đây là một trong những mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Làm sao để trở thành một Chuyên viên kiểm soát nội bộ?

Công việc của Chuyên viên kiểm soát nội bộ

Một Chuyên viên kiểm soát nội bộ cần thực hiện các công việc:

• Rà soát và đánh giá toàn bộ quy trình, quy định về Kế toán – Tài chính mà công ty đang áp dụng
• Kiểm tra, tư vấn, đề xuất bổ sung quy trình Kế toán – Tài chính để phát hiện ra các rủi ro tài chính. Từ đó đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
• Tham gia vào quá trình kiểm toán báo cáo tài chính định kỳ
• Thu thập, phân tích và đánh giá tài liệu kế toán, báo cáo, dữ liệu công ty
• Sẵn sàng trở thành người đại diện của tổ chức để làm việc với các cơ quan kiểm toán
• Cập nhật quy định luật pháp liên quan đến các vấn đề của nội bộ doanh nghiệp

Dựa trên năng lực, kết quả công việc thực hiện, Chuyên viên kiểm soát nội bộ có thể nhận được mức lương từ 14.000.000 VND – 45.000.000 VND và cân nhắc xem xét đưa lên các vị trí cấp cao: Trưởng nhóm, Phó phòng, Trưởng phòng, Giám đốc.

Các yêu cầu và kỹ năng cần thiết để trở thành một Chuyên viên kiểm soát nội bộ

• Kiến thức chuyên môn

Công việc kiểm soát nội bộ có mối quan hệ trực tiếp đến tài chính của doanh nghiệp. Vậy nên bạn cần có kiến thức và kinh nghiệm về kế toán và kiểm toán.

Ngoài ra nếu bạn thông hiểu về luật pháp, sở hữu một số chứng chỉ liên quan cũng sẽ hỗ trợ rất tốt cho công việc này.

• Kỹ năng viết và phân tích

Kỹ năng viết và phân tích sẽ giúp cho bạn xác định, đánh giá tính chính xác và minh bạch các vấn đề về tài chính và quản trị của công ty. Bên cạnh đó, nhờ việc phân tích dữ liệu, bạn cũng có thể dự đoán về những vấn đề, cơ hội và rủi ro trong tương lai

• Kỹ năng giao tiếp

Chuyên viên Kiểm soát nội bộ sẽ thường xuyên phải thay mặt công ty để đi ngoại giao, trao đổi với các cơ quan kiểm toán. Do đó, nếu có kỹ năng giao tiếp tốt, mọi việc sẽ được giải quyết nhanh chóng và có lợi hơn cho công ty.

Vừa rồi là những thông tin chi tiết nhất liên quan đến kiểm soát nội bộ. Mong rằng, với những chia sẻ này, bạn đã hiểu rõ kiểm soát nội bộ là gì, những bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như những dấu hiệu “đáng báo động” của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu còn cần thêm bất kỳ thông tin nào hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này để được giải đáp nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên cập nhật website https://mychair.vn/ của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào bạn nhé!